Pipedrive vs Zoho CRM: Der ehrliche Vergleich für KMUs

Das Wichtigste in 60 Sekunden

Kernaussage: Zoho CRM ist ein mächtiges All-in-One-System mit beeindruckendem Funktionsumfang zum günstigen Preis. Pipedrive ist das CRM, das Vertriebsteams vom ersten Tag an tatsächlich nutzen. Der entscheidende Unterschied liegt nicht in den Features, sondern in der Frage: Brauchen Sie ein breites Business-Ökosystem oder ein CRM, das Ihr Vertrieb liebt?

Kurzfassung des Vergleichs:

Unsere ehrliche Empfehlung: Wenn Vertrieb Ihre Kernpriorität ist und Sie ein System wollen, das Ihr Team sofort produktiv nutzt, ist Pipedrive die bessere Wahl. Wenn Sie ein günstiges Gesamtpaket aus CRM, E-Mail-Marketing, Buchhaltung und Projektmanagement suchen und bereit sind, mehr Zeit in die Einrichtung zu investieren, kann Zoho CRM die richtige Lösung sein.

Warum dieser Vergleich anders ist

Die meisten "Pipedrive vs Zoho"-Vergleiche stammen von Review-Portalen oder den Anbietern selbst. Wir sind Pipedrive Platinum Partner mit über 230 abgeschlossenen CRM-Projekten. Das bedeutet: Wir kennen Pipedrive in der Tiefe und haben regelmäßig mit Unternehmen zu tun, die von Zoho zu Pipedrive wechseln oder sich zwischen beiden Systemen entscheiden.

Wir sind ehrlich: Pipedrive ist nicht für jeden das richtige CRM. In diesem Vergleich zeigen wir klar, wann Zoho die bessere Wahl ist.

Der Kostenvergleich: Zoho ist günstiger, aber die Rechnung hat Lücken

Lizenzkosten im direkten Vergleich

Pipedrive Preise (bei jährlicher Zahlung):

Zoho CRM Preise (bei jährlicher Zahlung):

Auf den ersten Blick: Zoho ist pro Lizenz günstiger. Zoho Enterprise (40 EUR) kostet weniger als Pipedrive Growth (39 EUR) und bietet dabei mehr Features auf dem Papier. Aber die Lizenzkosten sind nur ein Teil der Geschichte.

Die versteckten Kosten: Was in der Rechnung fehlt

Einrichtungsaufwand: Zoho CRM ist extrem konfigurierbar, aber genau das bedeutet auch: Sie müssen mehr einrichten. Workflows, Layouts, Module, Automatisierungen, alles muss einzeln konfiguriert werden. In unseren Projekten sehen wir regelmäßig, dass Zoho-Einführungen 4 bis 8 Wochen dauern, Pipedrive-Einführungen 2 bis 4 Wochen.

Internes Know-how: Zoho CRM erfordert einen technisch versierten Admin, der das System konfiguriert und pflegt. Bei Pipedrive kann das der Vertriebsleiter selbst übernehmen.

Zoho-Ökosystem-Abhängigkeit: Zoho entfaltet seine volle Stärke erst im Zusammenspiel mit anderen Zoho-Apps (Zoho Books, Zoho Campaigns, Zoho Desk). Wenn Sie nur das CRM nutzen, verschenken Sie einen Teil des Vorteils, und wenn Sie das Ökosystem nutzen, binden Sie sich stärker an einen Anbieter.

Total Cost of Ownership: 10 Nutzer über 3 Jahre

Überraschung: Trotz günstigerer Lizenzpreise ist Zoho CRM in der Gesamtrechnung oft teurer als Pipedrive. Der Grund: höherer Implementierungsaufwand, längere Schulung und mehr laufender Administrationsaufwand.

Funktionsvergleich: Breite vs. Tiefe

Pipeline-Management

Pipedrive: Die visuelle Pipeline ist das Herzstück. Deals per Drag-and-Drop verschieben, sofort sehen, wo jeder Deal steht. Mehrere Pipelines für verschiedene Produkte oder Vertriebsprozesse. Jeder Vertriebler versteht das System nach 10 Minuten.

Zoho CRM: Bietet ebenfalls Pipeline-Ansichten, aber die Oberfläche ist komplexer. Das Opportunity-Management ist leistungsfähig, erfordert aber mehr Einarbeitung. Die Stärke liegt in der Flexibilität: Sie können nahezu alles anpassen, aber Sie müssen es auch tun.

Unser Urteil: Pipedrive gewinnt klar bei der Usability. Zoho gewinnt bei der Konfigurierbarkeit. Für Vertriebsteams, die ein System wollen, das sofort funktioniert, ist Pipedrive die bessere Wahl.

Automatisierung

Pipedrive: Workflow-Automatisierungen direkt im System: automatische E-Mails, Deal-Zuweisung, Aktivitätenerstellung. Kein Code nötig. Für komplexere Szenarien: Integration mit n8n oder Zapier.

Zoho CRM: Workflows, Blueprint (visuelle Prozessmodellierung), Makros und der CommandCenter für komplexe Geschäftsprozesse. Zoho bietet mehr native Automatisierungs-Tools als Pipedrive, aber die Einrichtung ist aufwendiger.

Unser Urteil: Zoho hat mehr native Automatisierungsfunktionen. Pipedrive plus n8n ist schneller eingerichtet und deckt 90 Prozent der Anforderungen im Mittelstand ab.

KI-Funktionen

Pipedrive: KI-gestützte Berichterstellung ab dem Lite-Plan. Der KI-Assistent hilft beim Erstellen von E-Mails, Zusammenfassen von Deals und Prognosen.

Zoho CRM: Zia, Zohos KI-Assistent, ist ab dem Enterprise-Plan verfügbar und bietet Vorhersagen, Anomalie-Erkennung, Workflow-Vorschläge und einen Chatbot. Zia ist einer der fortschrittlichsten CRM-KI-Assistenten am Markt.

Unser Urteil: Bei reinen KI-Funktionen hat Zoho mit Zia einen Vorsprung, aber erst ab dem Enterprise-Plan (40 EUR/Nutzer). Pipedrive bietet KI-Grundfunktionen schon ab dem Lite-Plan.

E-Mail-Integration

Pipedrive: Zwei-Wege-Sync mit Outlook und Gmail ab dem Growth-Plan. E-Mail-Tracking, Vorlagen und Sequenzen inklusive. E-Mails werden automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet.

Zoho CRM: E-Mail-Integration vorhanden, aber die volle Leistung entfaltet sich erst mit Zoho Mail oder Zoho Campaigns. Die native Outlook/Gmail-Integration ist funktional, aber nicht so nahtlos wie bei Pipedrive.

Unser Urteil: Pipedrive bietet die bessere Out-of-the-Box-E-Mail-Integration für Vertriebsteams. Zoho punktet, wenn Sie bereits im Zoho-Ökosystem arbeiten.

Mobile App

Pipedrive: Eine der besten CRM-Apps auf dem Markt. Offline-Zugriff, schnelle Dateneingabe, GPS-basierte Besuchsplanung. Von Grund auf für den Außendienst designed.

Zoho CRM: Solide Mobile App mit guter Funktionalität. Kann durch die Komplexität des Systems aber überladen wirken. Offline-Modus verfügbar, aber weniger intuitiv als Pipedrive.

Unser Urteil: Klarer Vorteil Pipedrive. Für Unternehmen mit Außendienst ein entscheidender Faktor.

Das Zoho-Ökosystem: Stärke und Risiko zugleich

Zohos größter Trumpf ist das Ökosystem: über 55 Business-Apps unter einem Dach.

Zoho One (ab 37 EUR/Nutzer/Monat) gibt Ihnen Zugriff auf alle Apps: CRM, Buchhaltung (Books), E-Mail-Marketing (Campaigns), Helpdesk (Desk), Projektmanagement (Projects), HR (People) und mehr.

Das ist attraktiv, wenn:

• Sie noch keine etablierten Tools haben und alles aus einer Hand wollen
• Sie ein kleines Unternehmen sind und Budget sparen wollen
• Sie die Vorteile einer integrierten Plattform schätzen

Das ist riskant, wenn:

• Sie bereits etablierte Tools nutzen (Outlook, Slack, Asana, DATEV)
• Sie sich nicht an einen einzelnen Anbieter binden wollen
• Jedes einzelne Zoho-Tool nur "gut genug" ist statt Best-in-Class

Vergleichstabelle: Features im Detail

Für wen passt welches System? 5 Szenarien aus der Praxis

Szenario 1: Vertriebsteam mit 8 Außendienstlern, Maschinenbau

Situation: Die Vertriebler sind täglich beim Kunden. Sie brauchen ein CRM, das auf dem Handy funktioniert, schnell Daten erfasst und dem Vertriebsleiter einen Pipeline-Überblick gibt.

Empfehlung: Pipedrive

Warum: Die Mobile App ist entscheidend. Pipedrives App ist die beste am Markt für den Vertriebsaußendienst. Die Einführung dauert 2 Wochen, die Schulung 3 Stunden.

Szenario 2: Startup mit 5 Mitarbeitern, knappes Budget

Situation: Kleines Team, das ein CRM braucht, aber auch E-Mail-Marketing, einfache Buchhaltung und Projektmanagement. Budget ist begrenzt.

Empfehlung: Zoho CRM (oder Zoho One)

Warum: Das Zoho-Ökosystem bietet ein Komplettpaket zum günstigen Preis. Mit Zoho One bekommen Sie 55+ Apps für 37 EUR pro Nutzer. Kein anderer Anbieter bietet diese Breite zum gleichen Preis.

Szenario 3: Mittelständler mit 20 Vertrieblern, Outlook und DATEV im Einsatz

Situation: Das Unternehmen nutzt Outlook, DATEV und verschiedene Fachtools. Das CRM muss sich nahtlos in die bestehende Toollandschaft integrieren.

Empfehlung: Pipedrive

Warum: Pipedrives Outlook-Integration ist nativ und zuverlässig. Über n8n lässt sich Pipedrive an DATEV und andere Systeme anbinden. Zoho funktioniert am besten im eigenen Ökosystem. Wenn Sie Ihre bestehenden Tools behalten wollen, passt Pipedrive besser.

Szenario 4: E-Commerce-Unternehmen mit Bestandsverwaltung

Situation: Das Unternehmen verkauft physische Produkte und braucht ein CRM mit integrierter Bestandsverwaltung und Rechnungserstellung.

Empfehlung: Zoho CRM

Warum: Zoho bietet Bestandsverwaltung nativ ab dem Professional-Plan. In Kombination mit Zoho Books (Buchhaltung) und Zoho Inventory haben Sie ein Komplettsystem. Pipedrive bietet diese Funktionen nicht nativ.

Szenario 5: B2B-Dienstleister wechselt von Zoho zu einem vertriebsfokussiertem CRM

Situation: Nutzt Zoho CRM seit 2 Jahren, aber das Vertriebsteam arbeitet lieber mit Excel. Die Datenqualität ist schlecht, weil niemand das CRM pflegt.

Empfehlung: Wechsel zu Pipedrive

Warum: Das beste CRM ist das, welches Ihr Team tatsächlich nutzt. Wenn die Nutzerakzeptanz bei Zoho niedrig ist, hilft kein Feature-Upgrade. Pipedrive wird von Vertriebsteams deutlich besser angenommen, was die Datenqualität und damit den ROI steigert.

Die 5 häufigsten Gründe für einen Wechsel von Zoho zu Pipedrive

Aus unseren Migrationsprojekten sehen wir diese Muster:

1. Das Vertriebsteam nutzt das CRM nicht

Der häufigste Grund. Zoho bietet hunderte Funktionen, aber wenn das Interface den Vertriebler nicht abholt, bleibt das CRM leer. Ein leeres CRM ist wertlos, egal wie viele Features es hat.

2. Die Konfiguration überfordert

Zoho CRM ist extrem flexibel, aber diese Flexibilität hat einen Preis: Ohne technischen Admin wird das System schnell unübersichtlich. Module, Layouts, Workflows, Blueprints, alles muss konfiguriert werden.

3. Die Outlook/Gmail-Integration funktioniert nicht zuverlässig

Wir hören regelmäßig, dass die E-Mail-Synchronisation zwischen Zoho und Outlook Probleme bereitet. Bei Pipedrive funktioniert der 2-Wege-Sync nativ und zuverlässig.

4. Das Zoho-Ökosystem wird zum Korsett

Unternehmen, die mit Zoho CRM gestartet haben, merken nach einiger Zeit, dass sie immer mehr Zoho-Apps brauchen, um das volle Potenzial auszuschöpfen. Wer bereits Slack, Asana oder andere Tools nutzt, fühlt sich eingeengt.

5. Die Mobile App genügt dem Außendienst nicht

Für Vertriebsteams mit Außendienst ist die Mobile App entscheidend. Pipedrives App wird konsistent besser bewertet als Zohos CRM-App, sowohl in Geschwindigkeit als auch in Bedienbarkeit.

Migration von Zoho CRM zu Pipedrive

Was wird migriert?

Typischer Migrationsablauf

Woche 1: Analyse

• Zoho-Datenstruktur analysieren: Module, Fields, Workflows, Integrationen
• Nutzungsanalyse: Was wird tatsächlich verwendet?
• Pipedrive-Konfiguration planen

Woche 2: Setup und Testmigration

• Pipedrive einrichten: Pipelines, Felder, Berechtigungen, Dashboards
• Feld-Mapping: Zoho-Felder auf Pipedrive-Felder abbilden
• Testmigration durchführen und Daten prüfen

Woche 3: Produktivmigration und Schulung

• Produktivmigration durchführen
• Verifizierung: Vollständigkeit und Korrektheit prüfen
• Team-Schulung (2 bis 4 Stunden, praxisnah mit echten Deals)

Woche 4: Go-Live und Begleitung

• Parallelbetrieb für 2 bis 3 Tage (optional)
• Go-Live
• Support-Phase: 4 Wochen Begleitung nach Go-Live

Migrationskosten

Wann Sie bei Zoho CRM bleiben sollten

Wir raten nicht jedem zum Wechsel. Bleiben Sie bei Zoho, wenn:

• Sie das Zoho-Ökosystem voll nutzen (Books, Campaigns, Desk, Projects) und die Integration schätzen
• Sie einen technisch versierten Admin haben, der Zoho konfiguriert und pflegt
• Ihr Team Zoho aktiv nutzt und die Datenqualität stimmt
• Sie Bestandsverwaltung oder CPQ nativ im CRM brauchen
• Budget der entscheidende Faktor ist und Sie mit der Komplexität leben können

Häufig gestellte Fragen

Ist Zoho CRM wirklich günstiger als Pipedrive?

Bei den reinen Lizenzkosten ja. Zoho Enterprise (40 EUR/Nutzer) bietet mehr Features als Pipedrive Growth (39 EUR/Nutzer). In der Gesamtrechnung inklusive Implementierung, Schulung und Administration ist Pipedrive aber oft günstiger, weil der Einführungsaufwand geringer ist.

Kann Zoho CRM alles, was Pipedrive kann?

Funktional ja, und mehr. Zoho bietet Features wie Bestandsverwaltung, CPQ und Gebietsmanagement, die Pipedrive nicht hat. Aber die Frage ist nicht, was ein CRM kann, sondern was Ihr Team tatsächlich nutzt. Pipedrives Stärke liegt in der Fokussierung auf das Wesentliche.

Wie schwierig ist die Migration von Zoho zu Pipedrive?

Unkomplizierter als von Salesforce. Zoho exportiert Daten sauber im CSV-Format. Die typische Migration dauert 2 bis 3 Wochen. Der größte Aufwand liegt im Neuaufbau der Automatisierungen.

Lohnt sich Zoho One statt nur Zoho CRM?

Wenn Sie tatsächlich mehrere Zoho-Apps nutzen wollen, ist Zoho One (37 EUR/Nutzer für alle 55+ Apps) ein hervorragendes Angebot. Wenn Sie primär ein Vertriebs-CRM brauchen und Ihre bestehenden Tools behalten wollen, lohnt es sich nicht.

Bietet Zoho auch eine kostenlose Version?

Ja, für bis zu 3 Nutzer. Der Free-Plan ist stark eingeschränkt, reicht aber für Einzelunternehmer oder sehr kleine Teams zum Testen. Pipedrive bietet keinen Free-Plan, aber eine 14-tägige Testversion.

Fazit: Fokus schlägt Funktionsumfang

Zoho CRM ist ein beeindruckendes System mit einem der besten Preis-Leistungs-Verhältnisse am Markt. Wer ein günstiges All-in-One-Ökosystem sucht und bereit ist, Zeit in die Konfiguration zu investieren, bekommt mit Zoho enorm viel für sein Geld.

Pipedrive ist das CRM für Vertriebsteams, die ein System wollen, das sofort funktioniert. Keine wochenlange Einrichtung, keine technischen Admins, kein Kämpfen mit der Oberfläche. Stattdessen: Eine intuitive Pipeline, die Vertriebler vom ersten Tag an nutzen.

Die teuerste Entscheidung ist nicht das falsche CRM zu wählen. Die teuerste Entscheidung ist ein CRM, das niemand nutzt. Und hier hat Pipedrive in unseren über 230 Projekten einen klaren Vorteil: Die Nutzerakzeptanz ist konstant höher als bei komplexeren Systemen.

Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihnen passt: Wir analysieren Ihre Situation in einem kostenlosen Erstgespräch und geben Ihnen eine ehrliche Empfehlung.