Pipedrive vs Monday CRM: Vertriebstool oder Projektmanagement mit CRM-Funktion?
Das Wichtigste in 60 Sekunden
Kernaussage: Monday.com ist ein hervorragendes Projektmanagement-Tool, das auch CRM-Funktionen bietet. Pipedrive ist ein CRM, das ausschließlich für den Vertrieb gebaut wurde. Der entscheidende Unterschied: Monday CRM ist ein Generalist, Pipedrive ein Spezialist. Für reine Vertriebsteams gewinnt der Spezialist.
Kurzfassung des Vergleichs:
| Kriterium | Pipedrive | Monday Sales CRM |
|---|---|---|
| Ideal für | Vertriebsteams, die ein reines Sales-CRM wollen | Teams, die Vertrieb und Projektmanagement kombinieren |
| Kosten/Nutzer/Monat | 14 bis 79 EUR | 12 bis 28+ EUR |
| Einführungszeit | 2 bis 4 Wochen | 2 bis 6 Wochen |
| Stärke | Vertriebsfokus, Pipeline-UX, Mobile App | Flexibilität, Work Management, visuelle Boards |
| Schwäche | Kein Projektmanagement | CRM-Funktionen weniger ausgereift |
Unsere ehrliche Empfehlung: Wenn Vertrieb Ihre Kernpriorität ist und Sie ein System wollen, das Pipeline-Management, E-Mail-Tracking und Verkaufsprognosen auf höchstem Niveau bietet, ist Pipedrive die bessere Wahl. Wenn Sie ein flexibles Tool suchen, das Vertrieb, Projektmanagement und Teamkollaboration unter einem Dach vereint und CRM nur eine von mehreren Anforderungen ist, kann Monday die richtige Lösung sein.
Warum dieser Vergleich wichtig ist
Monday.com hat sich vom reinen Projektmanagement-Tool zum "Work OS" entwickelt und bietet seit einigen Jahren auch ein dediziertes Sales CRM an. Für Unternehmen, die bereits Monday für Projektmanagement nutzen, liegt der Gedanke nahe, auch den Vertrieb dort abzubilden. Aber ist das die richtige Entscheidung?
Als Pipedrive Platinum Partner mit über 230 CRM-Projekten sehen wir regelmäßig Unternehmen, die von Monday CRM zu Pipedrive wechseln, weil die CRM-Funktionen nicht ausreichen. Gleichzeitig gibt es Fälle, in denen Monday die bessere Wahl ist. Dieser Vergleich zeigt ehrlich, wann welches System passt.
Der fundamentale Unterschied: CRM-First vs. Work-OS-First
Bevor wir in die Details gehen, ist ein grundsätzliches Verständnis wichtig:
Pipedrive wurde 2010 von Vertriebsprofis für Vertriebsprofis gebaut. Jede Funktion, jedes Update, jede Design-Entscheidung dreht sich um eine Frage: Wie helfen wir Vertriebsteams, mehr Deals abzuschließen?
Monday.com wurde als Work-Management-Plattform gebaut. Monday Sales CRM ist ein Produkt innerhalb dieses Ökosystems. Das CRM nutzt die gleiche Board-Architektur wie das Projektmanagement, was Flexibilität bringt, aber auch bedeutet, dass es nicht von Grund auf als Vertriebs-Tool designt wurde.
Warum das wichtig ist: Ein CRM-First-Ansatz bedeutet, dass Vertriebsfunktionen tiefer integriert und durchdachter sind. Ein Work-OS-First-Ansatz bedeutet, dass Sie mehr Flexibilität haben, aber manche Vertriebsfunktionen weniger ausgereift sind.
Der Kostenvergleich
Lizenzkosten im direkten Vergleich
Pipedrive Preise (bei jährlicher Zahlung):
| Plan | Preis/Nutzer/Monat | Kernfunktionen |
|---|---|---|
| Lite | 14 EUR | Pipeline-Management, Kontakte, Kalender, 500+ Integrationen |
| Growth | 39 EUR | E-Mail-Sync mit Tracking, Automationen, Sequenzen, Prognosen |
| Premium | 59 EUR | Lead-Generierung, Custom Scoring, eSignaturen |
| Ultimate | 79 EUR | Erweiterte Sicherheit, Datenanreicherung, Sandbox |
Monday Sales CRM Preise (bei jährlicher Zahlung, ab 3 Nutzer):
| Plan | Preis/Nutzer/Monat | Kernfunktionen |
|---|---|---|
| Basic | 12 EUR | Unbegrenzte Pipelines, Kontaktmanagement, Lead-Templates |
| Standard | 17 EUR | E-Mail-Integration (Gmail/Outlook), KI-E-Mail-Generator, 250 Automatisierungen/Monat |
| Pro | 28 EUR | Verkaufsprognosen, erweitertes Reporting, 25.000 Automatisierungen/Monat |
| Enterprise | Auf Anfrage | Lead Scoring, Team-Ziele, erweiterte Analysen, HIPAA-Compliance |
Auf den ersten Blick: Monday ist pro Lizenz deutlich günstiger. Monday Pro (28 EUR) kostet weniger als Pipedrive Growth (39 EUR). Aber der Preisvergleich hat Haken.
Wo der Preisvergleich trügt
Mindestanzahl Nutzer: Monday CRM erfordert mindestens 3 Nutzer. Für einen Einzelunternehmer oder ein 2-Personen-Team ist Monday teurer als gedacht, weil Sie immer für 3 Sitze zahlen.
Automatisierungs-Limits: Monday begrenzt Automatisierungen pro Monat. Im Standard-Plan sind es nur 250 Aktionen. Wer ernsthaft automatisiert, braucht mindestens den Pro-Plan. Pipedrive begrenzt Automatisierungen erst in den höheren Plänen.
Fehlende Vertriebsfunktionen im Basis-Plan: Monday Basic hat keine Automationen, keine E-Mail-Integration und kein Reporting. Für ein funktionsfähiges Vertriebs-CRM brauchen Sie mindestens Standard, realistisch Pro.
Total Cost of Ownership: 10 Nutzer über 3 Jahre
| Kostenposition | Pipedrive (Growth) | Monday CRM (Pro) |
|---|---|---|
| Lizenzen/Jahr (10 Nutzer) | 4.680 EUR | 3.360 EUR |
| Implementierung | 2.000 bis 5.000 EUR | 2.000 bis 6.000 EUR |
| Schulung | 1.000 bis 2.000 EUR | 1.500 bis 3.000 EUR |
| Add-ons/Integrationen | 500 bis 2.000 EUR/Jahr | 1.000 bis 3.000 EUR/Jahr |
| 3-Jahres-Gesamtkosten | 18.000 bis 28.000 EUR | 16.000 bis 30.000 EUR |
Fazit: Die Gesamtkosten sind vergleichbar. Monday ist bei den Lizenzen günstiger, dafür ist die Implementierung oft aufwendiger, weil das CRM stärker konfiguriert werden muss.
Funktionsvergleich: Wo Pipedrive gewinnt und wo Monday punktet
Pipeline-Management
Pipedrive: Die visuelle Pipeline ist das Herzstück. Deals per Drag-and-Drop verschieben, Rotting-Indikatoren für stagnierende Deals, mehrere Pipelines für verschiedene Produkte. Jeder Vertriebler versteht das System intuitiv.
Monday CRM: Nutzt die bekannte Board-Architektur von Monday.com. Die Pipeline ist flexibel konfigurierbar, aber es fühlt sich eher wie ein Kanban-Board als wie ein Vertriebs-Tool an. Rotting-Indikatoren und vertriebsspezifische Pipeline-Features fehlen.
Unser Urteil: Klarer Vorteil Pipedrive. Die Pipeline wurde für den Vertrieb gebaut, nicht aus einem Projektmanagement-Board adaptiert.
E-Mail-Integration und Tracking
Pipedrive: Zwei-Wege-Sync mit Outlook und Gmail ab dem Growth-Plan. E-Mails werden automatisch dem richtigen Kontakt zugeordnet. E-Mail-Tracking (Öffnungsraten, Klicks), Vorlagen und Sequenzen inklusive. Das ist eine der stärksten Pipedrive-Funktionen.
Monday CRM: E-Mail-Integration ab dem Standard-Plan mit Gmail und Outlook. Grundlegendes Tracking vorhanden. Sequenzen und fortgeschrittene E-Mail-Automatisierung sind weniger ausgereift als bei Pipedrive.
Unser Urteil: Pipedrive hat die deutlich bessere E-Mail-Integration. Für Vertriebsteams, die viel per E-Mail kommunizieren, ist das ein entscheidendes Kriterium.
Automatisierung
Pipedrive: Workflow-Automatisierungen direkt im System: automatische E-Mails, Deal-Zuweisung, Aktivitätenerstellung. Für komplexere Szenarien: nahtlose Integration mit n8n oder Zapier. Keine monatlichen Automatisierungs-Limits im Growth-Plan.
Monday CRM: Automatisierungen über die Monday-eigene Automation-Engine. Intuitiver Builder, viele Vorlagen. Aber: monatliche Limits (250 im Standard, 25.000 im Pro). Für Unternehmen mit hohem Automatisierungsbedarf können die Limits zum Problem werden.
Unser Urteil: Pipedrive bietet mehr Vertriebsautomatisierungen ohne Limits. Monday hat den intuitiveren Automation-Builder, wird aber durch die monatlichen Limits eingeschränkt.
Reporting und Dashboards
Pipedrive: Übersichtliche Standard-Reports für Pipeline, Umsatz, Aktivitäten und Prognosen. Individuelle Dashboards per Drag-and-Drop. Vertriebsspezifische Metriken wie Conversion Rates pro Pipeline-Stufe, durchschnittliche Deal-Dauer und Win/Loss-Analyse.
Monday CRM: Flexibles Dashboard-System, das die Stärken der Monday-Plattform nutzt. Visuelle Widgets, Chart-Ansichten und Cross-Board-Reporting. Weniger vertriebsspezifisch, dafür breiter einsetzbar.
Unser Urteil: Für Vertriebsreporting gewinnt Pipedrive mit tieferen Sales-Metriken. Für unternehmensweites Reporting über Vertrieb und Projekte hinweg hat Monday Vorteile.
Mobile App
Pipedrive: Eine der besten CRM-Apps auf dem Markt. Offline-Zugriff, schnelle Dateneingabe, GPS-basierte Besuchsplanung. Von Grund auf für den Außendienst designed.
Monday CRM: Die Monday-App ist solide für Projektmanagement, aber die CRM-spezifischen Funktionen sind mobil eingeschränkt. Für den Vertriebsaußendienst nicht ideal.
Unser Urteil: Klarer Vorteil Pipedrive. Für Unternehmen mit Außendienst ein K.o.-Kriterium.
Projektmanagement und Teamkollaboration
Pipedrive: Kein Projektmanagement-Tool. Pipedrive ist ein reines Vertriebs-CRM. Für Projektmanagement brauchen Sie ein separates Tool (Asana, Monday, Notion).
Monday CRM: Hier spielt Monday seinen größten Trumpf aus. Das CRM ist nahtlos mit Monday Work Management verbunden. Vertrieb, Projekte, Aufgaben und Teamkollaboration in einer Plattform. Wenn ein Deal gewonnen wird, kann automatisch ein Projekt-Board erstellt werden.
Unser Urteil: Wenn Sie Vertrieb und Projektmanagement in einem Tool brauchen, ist Monday die bessere Wahl. Pipedrive löst diesen Use Case über Integrationen (z.B. mit Asana oder Monday Work Management).
Vergleichstabelle: Features im Detail
| Funktion | Pipedrive | Monday Sales CRM |
|---|---|---|
| Visuelle Pipeline | Exzellent (Kernfunktion) | Gut (Board-basiert) |
| Kontaktmanagement | Sehr gut | Gut |
| E-Mail-Sync (Outlook/Gmail) | Nativ ab Growth, 2-Wege | Ab Standard, grundlegend |
| E-Mail-Tracking | Ab Growth inklusive | Ab Standard (Basis) |
| E-Mail-Sequenzen | Ab Growth | Eingeschränkt |
| Automatisierungen | Gut, keine Limits (+ n8n) | Gut, monatliche Limits |
| Reporting | Sehr gut (Vertriebsfokus) | Gut (breit einsetzbar) |
| Mobile App | Exzellent | Befriedigend (CRM-Funktionen) |
| KI-Funktionen | KI-Assistent ab Lite | KI-E-Mail-Generator ab Standard |
| API | Offen, gut dokumentiert | Offen, umfangreich |
| Integrationen | 500+ Apps | 200+ native Integrationen |
| DSGVO/EU-Server | Ja (EU) | Ja (EU-Option) |
| Telefonie | Click-to-Call integriert | Über Integration |
| Lead Scoring | Ab Premium | Ab Enterprise |
| Forecasting | Ja | Ab Pro |
| Projektmanagement | Nein | Ja (Kernkompetenz) |
| Gantt-Charts | Nein | Ja |
| Zeiterfassung | Nein | Ja |
| Team-Kollaboration | Basis | Exzellent |
| Mindestnutzer | 1 | 3 |
Für wen passt welches System? 5 Szenarien aus der Praxis
Szenario 1: Reines Vertriebsteam, 12 Außendienstler, Metallverarbeitung
Situation: Die Vertriebler besuchen Kunden vor Ort, brauchen eine top Mobile App und der Vertriebsleiter will Pipeline-Transparenz und Forecasting.
Empfehlung: Pipedrive
Warum: Die Mobile App ist entscheidend für den Außendienst. Pipedrives Pipeline-Management und Vertriebsprognosen sind tiefer als bei Monday. Einführung in 2 Wochen.
Szenario 2: Agentur mit 6 Mitarbeitern, Vertrieb und Projektabwicklung
Situation: Das Team akquiriert Kunden und wickelt anschließend Projekte ab. Vertrieb und Projektmanagement sollen in einem Tool laufen, um Tool-Wildwuchs zu vermeiden.
Empfehlung: Monday CRM + Work Management
Warum: Monday kann beides: Deals im CRM tracken und nach Gewinn automatisch ein Projekt-Board erstellen. Für kleine Agenturen, die alles in einem Tool wollen, ist das ein starkes Argument.
Szenario 3: B2B-Vertrieb, 20 Mitarbeiter, komplexe Sales-Zyklen
Situation: Lange Verkaufszyklen (3 bis 6 Monate), viele Touchpoints, E-Mail-Sequenzen und Follow-up-Automationen sind geschäftskritisch.
Empfehlung: Pipedrive
Warum: E-Mail-Sequenzen, Aktivitäten-Tracking und Deal-Rotting-Indikatoren sind bei Pipedrive ausgereifter. Bei langen Sales-Zyklen zählt jedes Detail im Follow-up-Prozess.
Szenario 4: Startup, nutzt bereits Monday für Projektmanagement
Situation: Das Team arbeitet seit einem Jahr mit Monday Work Management. Jetzt soll ein CRM eingeführt werden, und das Budget ist knapp.
Empfehlung: Monday CRM
Warum: Wenn Monday bereits im Einsatz ist, macht es Sinn, das CRM dort zu ergänzen. Das Team kennt die Oberfläche, es gibt keine zweite Plattform zu lernen, und die Integration zwischen CRM und Projekten ist nahtlos.
Szenario 5: Mittelständler wechselt von Monday CRM, weil Vertriebsfunktionen fehlen
Situation: Nutzt Monday CRM seit einem Jahr, aber das Vertriebsteam beschwert sich über fehlende E-Mail-Integration, eingeschränktes Reporting und Automatisierungs-Limits.
Empfehlung: Wechsel zu Pipedrive
Warum: Wenn die Vertriebsanforderungen über das hinausgehen, was Monday CRM bietet, ist Pipedrive der logische nächste Schritt. Die Migration ist unkompliziert, da Monday Daten sauber exportieren kann.
Die 5 häufigsten Gründe für einen Wechsel von Monday CRM zu Pipedrive
1. E-Mail-Integration reicht nicht
Vertriebsteams, die täglich dutzende E-Mails an Prospects senden, brauchen eine zuverlässige 2-Wege-Synchronisation, Tracking und Sequenzen. Monday CRM kann das, aber nicht auf dem Niveau von Pipedrive.
2. Automatisierungs-Limits bremsen den Vertrieb
250 Automatisierungsaktionen im Standard-Plan klingen nach viel, sind aber bei einem aktiven Vertriebsteam schnell aufgebraucht. Jede automatische E-Mail, jede Deal-Zuweisung, jede Benachrichtigung zählt gegen das Limit.
3. Die Pipeline fühlt sich nicht wie ein Vertriebs-Tool an
Monday CRM nutzt die gleiche Board-Architektur wie das Projektmanagement. Für Vertriebler, die ein dediziertes Sales-Tool erwarten, fühlt sich das oft fremd an. Pipedrive wurde von Vertrieblern für Vertriebler gebaut, das merkt man.
4. Reporting ist zu generisch
Monday bietet flexible Dashboards, aber vertriebsspezifische Metriken wie Conversion Rates pro Stufe, durchschnittliche Deal-Dauer oder Win/Loss-Analysen nach Verlustgrund sind in Pipedrive tiefer integriert.
5. Die Mobile App genügt dem Außendienst nicht
Für Vertriebsteams mit Außendienst ist die Mobile App ein kritischer Faktor. Pipedrives App wird konsistent als eine der besten CRM-Apps am Markt bewertet.
Migration von Monday CRM zu Pipedrive
Was wird migriert?
| Datenkategorie | Migrierbar? | Details |
|---|---|---|
| Kontakte und Unternehmen | 100 Prozent | Inkl. Custom Fields |
| Deals/Opportunities | 100 Prozent | Pipeline-Stufen werden gemappt |
| Aktivitäten und Aufgaben | 100 Prozent | Inkl. Historie |
| E-Mail-Historien | Teilweise | Abhängig von der Monday-Konfiguration |
| Notizen und Anhänge | 100 Prozent | Dokumente, Dateien |
| Automationen | Neu aufgebaut | In Pipedrive + n8n |
| Projekt-Boards | Nicht migriert | Bleiben in Monday Work Management |
Typischer Migrationsablauf
Woche 1 bis 2: Analyse und Setup
- Monday-Datenstruktur analysieren
- Pipedrive einrichten: Pipelines, Felder, Berechtigungen
- Feld-Mapping erstellen
Woche 2 bis 3: Migration und Schulung
- Datenexport aus Monday (CSV/API)
- Testmigration und Verifizierung
- Produktivmigration
- Team-Schulung (2 bis 4 Stunden)
Woche 3 bis 4: Go-Live und Begleitung
- Go-Live mit Support-Phase
- Automatisierungen in Pipedrive und n8n aufbauen
- 4 Wochen Nachbetreuung
Migrationskosten
| Komplexität | Typisch für | Kosten |
|---|---|---|
| Einfach | 3 bis 8 Nutzer, Standard-Setup | 1.500 bis 3.500 EUR |
| Mittel | 8 bis 20 Nutzer, Custom Fields, Automationen | 3.500 bis 7.000 EUR |
| Komplex | 20+ Nutzer, viele Integrationen | 7.000 bis 12.000 EUR |
Wann Sie bei Monday CRM bleiben sollten
Monday CRM ist die richtige Wahl, wenn:
- Sie Monday Work Management bereits nutzen und Vertrieb und Projekte nahtlos verbinden wollen
- Ihr CRM-Bedarf eher einfach ist: Kontakte verwalten, Deals tracken, grundlegendes Reporting
- Sie ein All-in-One-Tool für Vertrieb, Projekte und Teamkollaboration suchen
- Budget der entscheidende Faktor ist und Sie mit den Automatisierungs-Limits leben können
- Ihr Team keinen dedizierten Außendienst hat und die Mobile App weniger kritisch ist
Häufig gestellte Fragen
Ist Monday CRM ein echtes CRM?
Ja, seit 2023 bietet Monday ein dediziertes Sales CRM an. Es ist funktional und für einfache bis mittlere Vertriebsanforderungen geeignet. Für komplexe B2B-Vertriebsprozesse mit langen Sales-Zyklen fehlen allerdings einige Funktionen, die spezialisierte CRMs wie Pipedrive bieten.
Kann ich Monday für Projekte und Pipedrive für Vertrieb nutzen?
Ja, das ist eine beliebte Kombination. Über n8n oder Zapier können Sie beide Systeme verbinden: Wenn ein Deal in Pipedrive gewonnen wird, wird automatisch ein Projekt-Board in Monday erstellt. So nutzen Sie das Beste aus beiden Welten.
Wie schwierig ist die Migration von Monday CRM zu Pipedrive?
Unkompliziert. Monday exportiert Daten sauber als CSV. Die typische Migration dauert 2 bis 3 Wochen. Der größte Aufwand liegt im Neuaufbau der Automatisierungen.
Lohnt sich Monday CRM für Einzelunternehmer?
Bedingt. Monday erfordert mindestens 3 Nutzer, Sie zahlen also immer für 3 Sitze, auch wenn Sie allein arbeiten. Pipedrive hat kein Mindestnutzer-Limit und ist für Einzelunternehmer die günstigere Option.
Kann Monday CRM E-Mail-Sequenzen wie Pipedrive?
Monday bietet grundlegende E-Mail-Funktionen, aber dedizierte Sequenzen mit mehrstufigen Follow-ups, Bedingungslogik und detailliertem Tracking sind in Pipedrive deutlich ausgereifter.
Fazit: Spezialist schlägt Generalist im Vertrieb
Monday Sales CRM ist ein solides Produkt innerhalb eines hervorragenden Work-Management-Ökosystems. Für Unternehmen, die bereits Monday nutzen und einfache CRM-Funktionen ergänzen wollen, ist es eine sinnvolle Erweiterung.
Pipedrive ist das bessere CRM für Unternehmen, bei denen Vertrieb die Kernpriorität ist. Tiefere Pipeline-Funktionen, bessere E-Mail-Integration, überlegene Mobile App und keine Automatisierungs-Limits machen Pipedrive zur ersten Wahl für dedizierte Vertriebsteams.
Die Entscheidung hängt letztlich von einer Frage ab: Suchen Sie ein CRM mit Projektmanagement oder ein Projektmanagement-Tool mit CRM? Für ersteres ist Pipedrive die Antwort. Für letzteres Monday.
Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihnen passt: Wir analysieren Ihre Situation in einem kostenlosen Erstgespräch und geben Ihnen eine ehrliche Empfehlung.