Pipedrive vs Salesforce: Der ehrliche CRM-Vergleich für den Mittelstand

Das Wichtigste in 60 Sekunden

Kernaussage: Salesforce ist das mächtigste CRM der Welt – aber für 80 Prozent der mittelständischen Unternehmen überdimensioniert und zu teuer. Pipedrive bietet die Funktionen, die Vertriebsteams im Mittelstand tatsächlich nutzen, bei 40 bis 60 Prozent geringeren Kosten und einer Einführungszeit von Wochen statt Monaten. Wir haben über 230 CRM-Migrationen begleitet und sehen in der Praxis: Die Frage ist nicht, welches System besser ist, sondern welches zu Ihrem Unternehmen passt.

Kurzfassung des Vergleichs:

Unsere ehrliche Empfehlung: Wenn Sie ein Vertriebsteam mit 5 bis 100 Mitarbeitern im Mittelstand führen und ein CRM wollen, das vom ersten Tag an genutzt wird, ist Pipedrive die bessere Wahl. Salesforce lohnt sich, wenn Sie 100+ Nutzer haben, hochkomplexe Vertriebsprozesse abbilden und ein dediziertes IT-Team für die Administration bereitstellen können.

Warum dieser Vergleich anders ist

Die meisten "Pipedrive vs Salesforce"-Vergleiche werden von den CRM-Anbietern selbst oder von Affiliate-Portalen geschrieben. Wir sind weder Salesforce-Partner noch neutrale Beobachter. Als Pipedrive Platinum Partner mit über 230 abgeschlossenen Migrationen – davon viele von Salesforce zu Pipedrive – kennen wir beide Systeme aus der Praxis.

Wir sind ehrlich: Wir empfehlen Pipedrive, wenn es passt. Aber wir raten auch aktiv davon ab, wenn Salesforce die bessere Lösung ist. Denn eine gescheiterte CRM-Einführung schadet allen Beteiligten.

Was wir in diesem Vergleich liefern:

• Echte Kostenkalkulation mit versteckten Kosten auf beiden Seiten
• Funktionsvergleich aus der Perspektive von Vertriebsteams, nicht Feature-Listen
• Konkrete Szenarien, für wen welches System passt
• Erfahrungen aus realen Migrationsprojekten
• Einen Migrations-Fahrplan, falls Sie wechseln wollen

Der ehrliche Kostenvergleich: Was Sie wirklich bezahlen

Lizenzkosten im direkten Vergleich

Die Preislisten beider Anbieter sind nur die halbe Wahrheit. Hier ist, was Sie tatsächlich bezahlen, wenn Sie ein funktionsfähiges CRM für ein 15-köpfiges Vertriebsteam betreiben wollen.

Pipedrive Preise (Stand 2026, bei jährlicher Zahlung):

Salesforce Preise (Stand 2026):

Die wahren Kosten: Total Cost of Ownership über 3 Jahre

Die Lizenz ist nur 30 bis 50 Prozent der Gesamtkosten. Hier ist die ehrliche Rechnung für ein Team mit 15 Nutzern:

Das bedeutet: Salesforce kostet über 3 Jahre typischerweise 3 bis 5 Mal so viel wie Pipedrive. Die Kostendifferenz liegt nicht primär bei den Lizenzen, sondern bei Implementierung, Administration und laufendem Customizing.

Aus unseren 230+ Migrationsprojekten: Unternehmen, die von Salesforce zu Pipedrive wechseln, sparen im Durchschnitt 40 bis 60 Prozent der CRM-Gesamtkosten – bei gleicher oder besserer Nutzung durch das Team.

Funktionsvergleich: Was zählt wirklich im Vertriebsalltag?

Feature-Listen sind irreführend. Salesforce hat mehr Features als jedes andere CRM. Aber die Frage ist nicht, was das System kann, sondern was Ihr Team tatsächlich nutzt.

Pipeline-Management

Pipedrive: Die visuelle Pipeline ist der Kern des Systems. Deals per Drag-and-Drop verschieben, auf einen Blick sehen, wo jeder Deal steht. Jeder Vertriebler versteht das System nach 10 Minuten.

Salesforce: Opportunity-Management mit Stages, Probability-Scoring und Forecasting. Mächtiger, aber komplexer. Die Standardansicht überfordert viele Nutzer, das Customizing der Views erfordert Admin-Rechte.

Unser Urteil: Für Vertriebsteams im Mittelstand ist Pipedrives visuelles Konzept ein klarer Vorteil. Die Nutzerakzeptanz ist in unseren Projekten durchschnittlich 35 Prozent höher als bei Salesforce.

Automatisierung

Pipedrive: Workflow-Automatisierungen direkt im System: automatische E-Mails, Deal-Zuweisung, Aktivitätenerstellung, Benachrichtigungen. Kein Code nötig. Für komplexere Automatisierungen: nahtlose Integration mit n8n oder Zapier.

Salesforce: Flow Builder und Process Builder für hochkomplexe Automatisierungen. Extrem leistungsfähig, aber die Lernkurve ist steil. Für einfache Automatisierungen brauchen Sie einen Administrator, der den Flow Builder beherrscht.

Unser Urteil: Für 90 Prozent der Automatisierungen im Mittelstand reicht Pipedrive plus n8n vollkommen aus. Salesforce lohnt sich erst, wenn Sie wirklich hochkomplexe, abteilungsübergreifende Workflows mit dutzenden Bedingungen abbilden müssen.

Reporting und Dashboards

Pipedrive: Übersichtliche Standard-Reports (Pipeline, Umsatz, Aktivitäten, Prognose). Individuelle Dashboards per Drag-and-Drop konfigurierbar. Reicht für die meisten Vertriebsleiter vollkommen aus.

Salesforce: Das mächtigste Reporting-Tool am Markt. Beliebig komplexe Reports, Cross-Object-Analysen, Einstein Analytics mit KI-Prognosen. Aber: Sinnvolle Reports zu bauen, erfordert Expertise.

Unser Urteil: Wenn Sie 10 bis 15 KPIs im Vertrieb tracken wollen, ist Pipedrive ideal. Wenn Sie 50+ Reports für verschiedene Stakeholder brauchen oder abteilungsübergreifende Analysen fahren, hat Salesforce die Nase vorn.

Mobile App

Pipedrive: Eine der besten CRM-Apps auf dem Markt. Offline-Zugriff, schnelle Dateneingabe, GPS-basierte Besuchsplanung. Perfekt für den Außendienst.

Salesforce: Solide Mobile App, aber langsamer und weniger intuitiv. Offline-Funktionalität eingeschränkt.

Unser Urteil: Klarer Vorteil Pipedrive. Für mittelständische Unternehmen mit Außendienst ein entscheidendes Kriterium.

E-Mail-Integration

Pipedrive: Zwei-Wege-Sync mit Outlook und Gmail. E-Mails werden automatisch zum Kontakt gespeichert. E-Mail-Tracking (Öffnungsraten, Klicks) ab dem Growth-Plan inklusive. E-Mail-Vorlagen und Sequenzen integriert.

Salesforce: E-Mail-Integration vorhanden, aber aufwendiger einzurichten. Für vollständige E-Mail-Automatisierung brauchen Sie Salesforce Engage oder Pardot (zusätzliche Kosten).

Unser Urteil: Pipedrive bietet die bessere Out-of-the-Box-E-Mail-Integration. Bei Salesforce landen Sie schnell bei Zusatzkosten.

Integrationen und Erweiterbarkeit

Pipedrive: 400+ Integrationen über den Marketplace. Für alles, was nicht nativ verfügbar ist: n8n oder Zapier. Offene API für individuelle Anbindungen.

Salesforce: AppExchange mit 7.000+ Erweiterungen. Das größte Ökosystem am Markt. Aber viele Apps kosten extra, und die Integration erfordert oft technisches Know-how.

Unser Urteil: Salesforce hat das größere Ökosystem, aber Pipedrive plus n8n deckt 95 Prozent der Integrationsanforderungen im Mittelstand ab, und das zu einem Bruchteil der Kosten.

Vergleichstabelle: Features im Detail

Für wen passt welches System? 5 Szenarien aus der Praxis

Szenario 1: Mittelständischer Maschinenbauer, 12 Vertriebler

Situation: Bisher Excel und Outlook. Außendienst besucht Kunden vor Ort. Der Vertriebsleiter will endlich Transparenz über die Pipeline.

Unsere Empfehlung: Pipedrive

Warum: Die Vertriebler brauchen ein System, das sie unterwegs auf dem Handy nutzen können, ohne lange Einarbeitung. Die visuelle Pipeline gibt dem Vertriebsleiter sofort den Überblick. Implementierung in 3 Wochen, Team-Schulung in 4 Stunden.

Szenario 2: IT-Dienstleister, 8 Account Manager

Situation: Nutzt Salesforce seit 3 Jahren, aber das Team verwendet nur 20 Prozent der Funktionen. Der Admin hat gekündigt, niemand kann das System mehr anpassen. Kosten: 25.000 EUR pro Jahr.

Unsere Empfehlung: Wechsel zu Pipedrive

Warum: Das Unternehmen zahlt für Features, die niemand nutzt, und braucht einen externen Admin für jede Änderung. Mit Pipedrive sinken die Kosten auf unter 10.000 EUR pro Jahr, und der Vertriebsleiter kann das System selbst anpassen.

Szenario 3: SaaS-Unternehmen, 150 Mitarbeiter, 40 Sales Reps

Situation: Komplexer Vertriebsprozess mit SDRs, Account Executives und Customer Success. Braucht Territory Management, Lead Routing, CPQ und detailliertes Forecasting.

Unsere Empfehlung: Salesforce

Warum: Bei dieser Komplexität und Teamgröße spielt Salesforce seine Stärken aus. Territory Management, mehrstufige Approval-Prozesse und Einstein AI für Forecasting sind Funktionen, die Pipedrive in dieser Tiefe nicht bietet.

Szenario 4: Handelsunternehmen, 25 Vertriebler, SAP im Einsatz

Situation: ERP-Integration ist Pflicht, Kundenstammdaten und Aufträge müssen ins CRM fließen. Schnelle Einführung gewünscht.

Unsere Empfehlung: Pipedrive mit n8n-Integration

Warum: Über n8n lässt sich Pipedrive nahtlos an SAP anbinden, ohne SAP-Customizing. Deals, Kontakte und Auftragsstatus fließen automatisch. Implementierung inklusive ERP-Anbindung in 4 bis 6 Wochen.

Szenario 5: Konzern-Tochter, 200+ Nutzer, globale Standorte

Situation: Muss sich an die CRM-Vorgaben des Mutterkonzerns halten. Braucht mehrstufige Freigabeprozesse, Compliance-Features und globales Reporting.

Unsere Empfehlung: Salesforce

Warum: Für Konzernstrukturen mit globalen Anforderungen ist Salesforce die sichere Wahl. Die Enterprise- und Unlimited-Pläne bieten die nötige Governance und Skalierbarkeit.

Die 6 häufigsten Gründe, warum Unternehmen von Salesforce zu Pipedrive wechseln

Aus unseren 230+ Migrationsprojekten sehen wir diese Muster:

1. Das Team nutzt nur 20 Prozent der Funktionen

Salesforce bietet hunderte Features. In den meisten mittelständischen Unternehmen nutzt das Vertriebsteam davon: Kontakte, Opportunities, Aufgaben und E-Mail. Für diese Kernfunktionen zahlen sie Enterprise-Preise.

2. Jede Anpassung braucht einen teuren Consultant

Ein neues Feld hinzufügen? Einen Report anpassen? Eine Automatisierung ändern? Bei Salesforce brauchen Sie dafür oft einen zertifizierten Administrator. Bei Pipedrive macht das der Vertriebsleiter in 5 Minuten selbst.

3. Lizenzkosten fressen das Software-Budget

Wenn Sie Salesforce Enterprise mit 15 Nutzern betreiben, zahlen Sie fast 30.000 EUR pro Jahr nur für Lizenzen. Dazu kommen Admin-Kosten, Add-ons und Consulting. Bei Pipedrive Growth landen Sie bei rund 7.000 EUR.

4. Onboarding dauert zu lange

Neue Vertriebsmitarbeiter brauchen bei Salesforce Wochen, um das System zu verstehen. Bei Pipedrive sind es Stunden. In einem Markt, in dem gute Vertriebler schwer zu finden sind, zählt jeder Tag.

5. Die Komplexität bremst statt zu beschleunigen

Salesforce wurde für Enterprise-Anforderungen gebaut. Das merken Sie an jeder Ecke: komplexe Navigation, viele Pflichtfelder, verschachtelte Menüs. Für Vertriebsteams, die schnell arbeiten wollen, ist das ein Hindernis.

6. Die Mobile App überzeugt nicht

Außendienstler brauchen ein CRM, das auf dem Smartphone funktioniert wie eine gute App, nicht wie eine verkleinerte Desktop-Anwendung. Hier hat Pipedrive einen deutlichen Vorsprung.

Migration von Salesforce zu Pipedrive: Der Fahrplan

Was wird migriert?

Der 4-Phasen-Migrationsplan

Phase 1: Analyse (Woche 1)

• Salesforce-Datenstruktur analysieren: Pipelines, Custom Fields, Automationen, Integrationen
• Nutzungsanalyse: Welche Features werden tatsächlich genutzt?
• Kostenvergleich erstellen: Ist-Kosten Salesforce vs. Soll-Kosten Pipedrive
• Migrationsplan und Zeitplan festlegen

Phase 2: Setup und Konfiguration (Woche 2)

• Pipedrive einrichten: Pipelines, Felder, Berechtigungen, Dashboards
• Feld-Mapping: Salesforce-Felder auf Pipedrive-Felder abbilden
• Automatisierungen neu bauen in Pipedrive und n8n
• ERP- und Tool-Integrationen einrichten

Phase 3: Datenmigration (Woche 3)

• Testmigration in einer Sandbox-Umgebung
• Datenqualität prüfen: Vollständigkeit, Korrektheit, Duplikate
• Produktivmigration durchführen
• Verifizierung: 100 Prozent Datenübernahme sicherstellen

Phase 4: Schulung und Go-Live (Woche 4)

• Team-Schulung: 2 bis 4 Stunden, praxisnah mit echten Deals
• Parallelbetrieb für 2 bis 3 Tage (optional)
• Go-Live: Salesforce wird abgeschaltet
• Support-Phase: 4 Wochen Begleitung nach Go-Live

Was die Migration kostet

Die Migrationskosten hängen von der Komplexität Ihres Salesforce-Setups ab:

Amortisation: Bei einer typischen Kosteneinsparung von 40 bis 60 Prozent amortisiert sich die Migration in den meisten Fällen innerhalb der ersten 3 bis 6 Monate.

Wann Sie bei Salesforce bleiben sollten

Wir sind Pipedrive-Partner, aber nicht blind. Es gibt klare Fälle, in denen ein Wechsel keinen Sinn ergibt:

Bleiben Sie bei Salesforce, wenn:

• Sie 100+ CRM-Nutzer haben und globale Strukturen abbilden müssen
• Sie Territory Management, CPQ oder komplexe Approval-Workflows zwingend brauchen
• Sie einen dedizierten Salesforce-Admin haben, der das System optimal betreut
• Ihr Team Salesforce aktiv und zufrieden nutzt und die Adoption hoch ist
• Sie massive Investitionen in Salesforce-Customizing getätigt haben, die sich noch amortisieren

Wechseln Sie zu Pipedrive, wenn:

• Ihr Team Salesforce nicht richtig nutzt und die Datenqualität leidet
• Sie keinen dedizierten Admin haben und für jede Änderung bezahlen
• Die Gesamtkosten in keinem Verhältnis zum Nutzen stehen
• Sie ein intuitives System wollen, das Vertriebler vom ersten Tag an lieben
• Schnelle Einführung und sofortige Ergebnisse wichtiger sind als maximale Komplexität

Häufig gestellte Fragen

Gehen bei der Migration Daten verloren?

Nein. Wir migrieren in einer Testumgebung, verifizieren die Vollständigkeit und führen erst dann die Produktivmigration durch. 100 Prozent Datenübernahme ist Standard, nicht Ausnahme.

Wie lange dauert der Umstieg?

Standardmigration: 2 bis 4 Wochen. Komplexe Setups mit vielen Integrationen: bis zu 30 Tage. Ihr laufender Betrieb wird nicht unterbrochen.

Wie schnell ist das Team produktiv?

In unseren Projekten sind Teams nach einer 2- bis 4-stündigen Schulung produktiv. Das ist einer der größten Vorteile gegenüber Salesforce, wo Onboarding typischerweise Wochen dauert.

Was passiert mit unseren Salesforce-Integrationen?

Wir analysieren jede bestehende Integration und finden eine Pipedrive-Alternative. Über den Pipedrive Marketplace oder n8n-Workflows lassen sich nahezu alle Integrationen abbilden.

Lohnt sich der Wechsel finanziell?

Rechnen Sie Ihre aktuellen Salesforce-Gesamtkosten zusammen: Lizenzen plus Admin plus Consulting plus Add-ons. Vergleichen Sie das mit Pipedrive Growth. In den meisten Fällen sparen Sie 40 bis 60 Prozent.

Können wir erst testen, bevor wir uns entscheiden?

Ja. Wir bieten eine kostenlose Erstberatung, in der wir Ihre Situation analysieren und ehrlich sagen, ob ein Wechsel sinnvoll ist. Keine Verkaufsgespräche, keine Verpflichtung.

Fazit: Die richtige Entscheidung treffen

Pipedrive und Salesforce sind beide exzellente CRM-Systeme, aber für unterschiedliche Zielgruppen gebaut.

Pipedrive ist das CRM für mittelständische Vertriebsteams, die ein System wollen, das funktioniert, ohne eine IT-Abteilung zu beschäftigen. Es ist schnell eingeführt, intuitiv bedienbar und kosteneffizient.

Salesforce ist das CRM für große Organisationen mit komplexen Anforderungen, dediziertem IT-Support und dem Budget für eine Enterprise-Lösung.

Die teuerste Entscheidung ist nicht das falsche CRM zu wählen. Die teuerste Entscheidung ist, ein CRM zu betreiben, das Ihr Team nicht nutzt. Denn dann haben Sie hohe Kosten und trotzdem keine brauchbaren Daten.

Wenn Sie unsicher sind, welches System zu Ihnen passt: In einem kostenlosen Erstgespräch analysieren wir Ihre Situation und geben Ihnen eine ehrliche Empfehlung. Auch wenn die Empfehlung lautet, bei Salesforce zu bleiben.