Pipedrive vs HubSpot 2026: Der ehrliche CRM-Vergleich für KMUs

Überblick: Die Kernempfehlung auf einen Blick

Kernaussage: Pipedrive ist das ideale CRM für vertriebszentrierte KMUs, die Wert auf Einfachheit, schnelle Implementierung und Kosteneffizienz legen. HubSpot eignet sich für Unternehmen, die Marketing und Vertrieb eng verzahnen wollen und bereit sind, in ein umfassendes All-in-One-System zu investieren.

Die Wahl zwischen Pipedrive und HubSpot ist keine Frage von "besser" oder "schlechter", sondern von strategischer Passung. Beide Systeme gehören zu den führenden CRM-Lösungen auf dem Markt, bedienen jedoch grundlegend unterschiedliche Philosophien und Einsatzszenarien.

Die Schnellempfehlung: Wann welches System?

Wählen Sie Pipedrive, wenn:

• Ihr Fokus auf reinem Vertriebsmanagement liegt
• Sie schnelle Implementierung benötigen (produktiv in 1-2 Tagen)
• Kosteneffizienz Priorität hat (50-60% günstiger)
• Intuitive Bedienung für hohe Team-Akzeptanz kritisch ist
• Marketing separat über spezialisierte Tools läuft

Wählen Sie HubSpot, wenn:

• Marketing und Vertrieb aus einer Hand gesteuert werden sollen
• Content-Marketing und Inbound-Strategie zentral sind
• Sie ein umfassendes Ökosystem mit CMS, Marketing-Automation und Service-Tools benötigen
• Budget für eine Premium-Lösung vorhanden ist
• Umfangreiches Reporting und Analytics kritisch sind

Was Sie in diesem Vergleich erwartet

Dieser Leitfaden liefert Ihnen eine fundierte Entscheidungsgrundlage:

1. Detaillierte System-Portraits beider Lösungen
2. Feature-für-Feature-Vergleich in allen relevanten Bereichen
3. Transparente Preisgegenüberstellung mit Gesamtkostenanalyse
4. Benutzerfreundlichkeit und Implementierungsaufwand
5. Integrationsmöglichkeiten im Vergleich
6. Stärken und Schwächen beider Systeme
7. Klare Empfehlungen nach Unternehmensgröße, Branche und Anwendungsfall
8. Migrationswege zwischen den Systemen

Die Systeme im Kurzportrait

Pipedrive: Von Verkäufern für Verkäufer

Herkunft und Philosophie: Pipedrive wurde 2010 von Vertriebsprofis in Estland entwickelt, die mit bestehenden CRM-Systemen unzufrieden waren. Das Ergebnis: Ein laserfokussiertes Sales-CRM, das auf maximale Benutzerfreundlichkeit und visuelles Pipeline-Management setzt.

Kernmerkmale:

• Visuelles Kanban-Style Pipeline-Management
• Drag-and-Drop-Interface für intuitive Bedienung
• Schnellste Lernkurve der Branche (produktiv in 1-2 Tagen)
• Fokussiert auf Vertriebsprozesse und Deal-Management
• Über 500 native Integrationen für Erweiterbarkeit

Zielgruppe: Kleine bis mittelständische B2B-Unternehmen mit 3-100 Vertriebsmitarbeitern, die ein spezialisiertes, effizientes Sales-CRM ohne unnötige Komplexität suchen.

Nutzer weltweit: Über 100.000 Unternehmen in 179 Ländern

HubSpot: Die All-in-One-Wachstumsplattform

Herkunft und Philosophie: HubSpot wurde 2006 von Brian Halligan und Dharmesh Shah als Marketing-Automatisierungsplattform gegründet und hat die Inbound-Marketing-Methodik popularisiert. Heute ist HubSpot eine umfassende Customer Platform, die Marketing, Sales, Service, Content und Operations vereint.

Kernmerkmale:

• All-in-One-Plattform für den gesamten Customer Lifecycle
• Kostenlose Basisversion mit unbegrenzten Nutzern
• Industrieführende Marketing-Automation und Content-Tools
• Integriertes CMS für Website und Blog
• Breeze AI: Umfassende KI-Integration über alle Hubs

Zielgruppe: Unternehmen, die Marketing, Vertrieb und Kundenservice aus einer einheitlichen Plattform steuern wollen und in die Inbound-Methodologie investieren möchten.

Nutzer weltweit: Über 200.000 Kunden in mehr als 120 Ländern

Feature-Vergleich: Pipedrive vs HubSpot im Detail

Kontaktmanagement und CRM-Grundfunktionen

Fazit Kontaktmanagement: HubSpot bietet tiefere Segmentierungsmöglichkeiten und eine umfassendere Kontakt-Timeline mit Marketing-Aktivitäten. Pipedrive punktet mit unbegrenzten Custom Fields bereits in niedrigeren Tarifen.

Pipeline-Management und Deal-Tracking

Fazit Pipeline-Management: Pipedrive ist unschlagbar in der visuellen Darstellung und intuitiven Bedienung des Pipeline-Managements. Die Drag-and-Drop-Funktionalität und automatische "Rotting Deals"-Kennzeichnung machen Pipedrive zur ersten Wahl für reine Vertriebsteams.

Automatisierung und Workflows

Fazit Automatisierung: HubSpot bietet deutlich mächtigere und komplexere Automatisierungsmöglichkeiten, besonders wenn Marketing einbezogen wird. Pipedrive überzeugt durch einfachere, schneller konfigurierbare Standard-Automatisierungen, die für 90 Prozent der Vertriebsteams ausreichend sind.

Reporting und Analytics

Fazit Reporting: HubSpot ist klarer Gewinner im Reporting-Bereich. Die Dashboards sind flexibler, die Attribution-Modelle ausgefeilter, und selbst die Free-Version bietet umfangreichere Reports als Pipedrive Essential. Für datengetriebene Organisationen ist HubSpot überlegen.

Mobile-App-Funktionalität

Fazit Mobile: Pipedrive hat die besseren Mobile Apps mit höheren User-Ratings und überlegener Offline-Funktionalität. Für Vertriebsteams, die viel unterwegs sind, ist Pipedrive die bessere Wahl.

Email-Integration und -Tracking

Fazit Email: HubSpot integriert Email-Funktionen bereits in der kostenlosen Version und bietet umfassendere Email-Marketing-Möglichkeiten. Pipedrive erfordert den Advanced-Plan für volle Email-Funktionalität und ein separates Add-On für Email-Marketing-Kampagnen.

Preisvergleich 2026: Die transparente Kostenanalyse

Pipedrive Preisstruktur

Alle Preise pro Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung:

Wichtige Add-Ons:

• LeadBooster (Chatbot, Live Chat, Prospector): 39 €/Monat (Firmenpreis)
• Web Visitors (Website-Tracking): ab 41 €/Monat
• Campaigns (Email-Marketing): ab 16 €/1.000 Kontakte
• Projects (Projektmanagement): 8 €/Nutzer/Monat

HubSpot Preisstruktur

Sales Hub (relevantester Vergleich mit Pipedrive):

CRM Suite (Marketing + Sales + Service + Content + Operations):

Wichtige Zusatzkosten:

• Professional Plans: 3.000 € einmalige Onboarding-Gebühr
• Enterprise Plans: 6.000 € einmalige Onboarding-Gebühr
• Marketing Hub (für volles Marketing): ab 800 €/Monat (Professional)
• Zusätzliche Kontakte über Limits hinaus: kostenpflichtig

Kostenvergleich: 10-Personen-Vertriebsteam

Szenario: Standard-Vertriebsteam mit mittleren Anforderungen

Pipedrive Advanced (empfohlener Plan):

• 10 Nutzer × 39 € = 390 €/Monat
• LeadBooster: 39 €/Monat
• Gesamt: 429 €/Monat (5.148 €/Jahr)
• Zzgl. MwSt.: 510 €/Monat (6.120 €/Jahr)

HubSpot Sales Professional:

• Basispreis (1 Seat): 100 €/Monat
• 9 zusätzliche Seats × 100 € = 900 €/Monat
• Gesamt: 1.000 €/Monat (12.000 €/Jahr)
• Einmalige Onboarding-Gebühr: 3.000 €
• Zzgl. MwSt.: 1.190 €/Monat (14.280 €/Jahr + 3.570 € Setup)

Kostenvergleich Jahr 1:

• Pipedrive: 6.120 € (inkl. MwSt., ohne Onboarding)
• HubSpot: 17.850 € (inkl. MwSt. und Onboarding)
• Differenz: 11.730 € (HubSpot 192% teurer)

Kostenvergleich ab Jahr 2:

• Pipedrive: 6.120 €/Jahr
• HubSpot: 14.280 €/Jahr
• Differenz: 8.160 € (HubSpot 133% teurer)

Total Cost of Ownership (3 Jahre)

Pipedrive Advanced:

• Lizenzen (3 Jahre): 18.360 €
• Implementierung (DIY oder Partner): 1.500-3.000 €
• Add-Ons (LeadBooster, 3 Jahre): 1.404 €
• Gesamt: 21.264-22.764 €

HubSpot Sales Professional:

• Lizenzen (3 Jahre): 42.840 €
• Onboarding-Gebühr: 3.570 €
• Zusätzliche Schulungen: 2.000-5.000 €
• Gesamt: 48.410-51.410 €

3-Jahres-Ersparnis mit Pipedrive: 27.146-28.646 € (54-56%)

Benutzerfreundlichkeit im Vergleich

Pipedrive: Intuition als Kernstärke

Lernkurve:

• Neue Nutzer sind produktiv in: 1-2 Tagen
• Volle Systembeherrschung: 1-2 Wochen
• G2-Score Ease of Use: 8,9/10

Stärken:

• Visuelles Interface: Pipeline ist sofort verständlich
• Minimale Klicktiefe: Meiste Aktionen in 1-3 Klicks
• Konsistente UX: Alle Bereiche folgen gleichem Design-Prinzip
• Selbsterklärende Icons und Beschriftungen
• Kontextuelle Hilfe genau dort, wo benötigt

User-Feedback: "Pipedrive ist das einzige CRM, das mein Team ohne Schulung sofort genutzt hat" - G2-Review

HubSpot: Leistung erfordert Einarbeitung

Lernkurve:

• Neue Nutzer sind produktiv in: 3-5 Tagen
• Volle Systembeherrschung: 4-8 Wochen
• G2-Score Ease of Use: 8,4/10

Herausforderungen:

• Funktionsüberflutung: Selbst in Free-Version viele Features
• Komplexe Navigation: Viele Menüebenen und Einstellungen
• Unterschiedliche UX zwischen Hubs: Marketing Hub vs Sales Hub fühlen sich anders an
• Steile Lernkurve bei Marketing-Automation

Stärken:

• Exzellente Dokumentation und Academy
• In-App-Onboarding und Guided Tours
• Große Community und Hilfsressourcen
• Nach Einarbeitung sehr leistungsfähig

User-Feedback: "HubSpot kann alles, aber man muss Zeit investieren, um es zu beherrschen" - G2-Review

Implementierungsaufwand im Vergleich

Pipedrive:

• DIY-Setup möglich: Ja, für 90% der Unternehmen
• Durchschnittliche Setup-Zeit: 4-12 Stunden
• Partner-Unterstützung empfohlen: Ab 25+ Nutzern
• Kosten professionelle Implementierung: 1.500-5.000 €

HubSpot:

• DIY-Setup möglich: Ja, aber zeitaufwändiger
• Durchschnittliche Setup-Zeit: 20-40 Stunden
• Partner-Unterstützung empfohlen: Ab Professional-Plänen
• Kosten professionelle Implementierung: 3.000-15.000 € (zzgl. obligatorischer Onboarding-Fee)

Integrationen im Vergleich

Pipedrive Integrations-Ökosystem

Native Integrationen: Über 500 Integrationen

Top-Integrationen:

• Email: Gmail, Outlook, Office 365
• Kalender: Google Calendar, Outlook, Apple Calendar
• Telefonie: Aircall, RingCentral, Placetel, 3CX
• Marketing: Mailchimp, ActiveCampaign, Sendinblue
• Buchhaltung: QuickBooks, Xero, DATEV
• Produktivität: Slack, Microsoft Teams, Asana, Trello
• Middleware: Zapier (5.000+ weitere Apps), Make, PieSync

Integrations-Hub:

• Pipedrive Marketplace: Eigener App-Store
• API-Zugang: REST API in allen Plänen
• Webhooks: Verfügbar für Echtzeit-Synchronisation

Besonderheit: Pipedrive konzentriert sich auf "Best-of-Breed"-Integrationen und überlässt spezialisierte Funktionen (Email-Marketing, Buchhaltung etc.) dedizierten Drittanbieter-Tools.

HubSpot Integrations-Ökosystem

Native Integrationen: Über 1.400 Integrationen

Top-Integrationen:

• Email: Gmail, Outlook, Office 365 (tiefer integriert als Pipedrive)
• Advertising: Google Ads, Facebook Ads, LinkedIn Ads
• CMS/E-Commerce: WordPress, Shopify, WooCommerce, Magento
• Analytics: Google Analytics, Segment, Mixpanel
• Buchhaltung: QuickBooks, Xero, Stripe
• Produktivität: Slack, Microsoft Teams, Zoom
• Sales Tools: LinkedIn Sales Navigator, Vidyard

HubSpot App Marketplace:

• Über 1.400 geprüfte Apps
• Viele Integrationen direkt von HubSpot entwickelt
• API-Zugang: Sehr mächtige REST API
• Operations Hub: Dedizierter Hub für erweiterte Integrationen

Besonderheit: HubSpot bietet tiefere, bidirektionale Integrationen und entwickelt viele Kernfunktionen (Email-Marketing, CMS, Service) selbst statt auf Drittanbieter zu setzen.

Integration Quality Score

Fazit Integrationen: HubSpot bietet quantitativ mehr und qualitativ tiefere Integrationen. Besonders im Marketing-Bereich (Ads, Analytics, Social Media) ist HubSpot überlegen. Pipedrive punktet mit einfacherer Integration-Konfiguration und bewusster "Best-of-Breed"-Strategie.

Marketing-Features: HubSpots klare Stärke

HubSpot Marketing Hub

Kernfunktionen (bereits in Free-Version):

• Landing Pages (bis 10 Seiten, mit HubSpot-Branding)
• Formulare mit unbegrenzten Feldern
• Email-Marketing (bis 2.000 Emails/Monat)
• Live-Chat und Chatbot (1 Chatbot)
• Reporting-Dashboard

Marketing Hub Professional (ab 800 €/Monat):

• Unbegrenzte Landing Pages ohne HubSpot-Branding
• Marketing-Automation (Workflows, Lead Nurturing)
• A/B-Testing für Emails und Landing Pages
• Social Media Management und Publishing
• SEO-Empfehlungen und Content-Strategie
• Blog mit integriertem CMS
• Multi-Touch Revenue Attribution
• 3.000 Marketing-Kontakte (weitere kostenpflichtig)

Einzigartige Stärken:

• Integriertes CMS (HubSpot CMS Hub)
• Content-Strategie-Tools und Topic Clusters
• Industrieführende Email-Templates und Personalisierung
• Native Social-Media-Integration
• Predictive Lead Scoring mit KI

Pipedrive Marketing-Ansatz

Native Features (begrenzt):

• Email-Synchronisation und Tracking
• Basis-Email-Templates
• Einfache Email-Sequenzen (ab Advanced)

Add-Ons für Marketing:

• LeadBooster (39 €/Monat):

  • Chatbot für Website
  • Live-Chat
  • Prospector (Kontaktdatenbank)
  • Webformulare

• Web Visitors (ab 41 €/Monat):

  • Identifikation von Website-Besuchern (Unternehmen)
  • Engagement-Tracking

• Campaigns (Email-Marketing):

  • Newsletter und Drip-Kampagnen
  • Gestaffelte Preise nach Email-Volumen
  • Deutlich einfacher als HubSpot Marketing Hub

Pipedrive-Strategie: Integration mit spezialisierten Marketing-Tools

• Mailchimp für Email-Marketing
• ActiveCampaign für Marketing-Automation
• WordPress/Webflow für Website
• Unbounce/Leadpages für Landing Pages

Marketing-Vergleich: Tabelle

Klare Aussage: Für Marketing ist HubSpot die überlegene Wahl. Wer eine integrierte Marketing- und Sales-Plattform sucht, kommt an HubSpot nicht vorbei. Pipedrive ist ein Sales-CRM, das Marketing bewusst an spezialisierte Drittanbieter delegiert.

Sales-Features: Pipedrives Stärke

Pipedrive Sales-Fokus

Kernstärken im Vertrieb:

1. Visuelles Pipeline-Management:

• Kanban-Board mit Drag-and-Drop
• Unbegrenzte Pipelines (alle Pläne)
• Rotting-Deals-Kennzeichnung (automatisch)
• Farbcodierung und visuelle Cues
• Anpassbare Pipeline-Phasen ohne Limit

2. Aktivitäten-Management:

• Aktivitäten-basierter Vertriebsansatz
• Automatische Task-Erstellung
• Erinnerungen und Benachrichtigungen
• Aktivitäten-Ziele und Tracking
• Time-Boxing für Fokus

3. Deal-Management:

• Schnelle Deal-Erfassung
• Deal-Wahrscheinlichkeiten pro Phase
• Gewichtete Forecasts
• Deal-Rotation bei Inaktivität
• Custom Fields unbegrenzt (ab Professional)

4. Mobile Sales:

• Beste Mobile-App der Branche
• Vollständige Offline-Funktionalität
• Schnellerfassung von Kontakten und Deals
• Mobile Pipeline-Ansicht optimiert

5. Sales-Automation:

• Workflow-Automation (ab Advanced)
• Email-Sequenzen
• Automatische Aufgabenerstellung
• Lead-Rotation
• Trigger-basierte Aktionen

HubSpot Sales Hub

Kernfunktionen:

1. Deal-Management:

• Pipeline-Ansicht (weniger visuell als Pipedrive)
• Multiple Pipelines (ab Professional)
• Deal-Phasen anpassbar
• Forecasting (ab Professional)

2. Email-Tracking und Templates:

• Bereits in Free-Version: Email-Tracking
• Unbegrenzte Email-Templates
• Email-Sequenzen (ab Professional)
• 1-zu-1-Email-Automatisierung
• Meeting-Link-Integration

3. Conversation Intelligence:

• Call-Recording und Transkription (Enterprise)
• KI-Analyse von Verkaufsgesprächen
• Coaching-Insights für Manager
• Deal-Sentiment-Analyse

4. Sales-Analytics:

• Umfassende Sales-Dashboards
• Produktivitäts-Reports
• Pipeline-Analyse detailliert
• Forecasting mit Breeze AI

5. LinkedIn Sales Navigator Integration:

• Native Integration (einzigartig)
• Social-Selling-Kontext
• Lead- und Account-Insights

Sales-Features Vergleich

Fazit Sales: Für reine Vertriebsteams, die Wert auf intuitive Bedienung und visuelles Pipeline-Management legen, ist Pipedrive die bessere Wahl. HubSpot bietet mehr Features und tiefere Analytics, ist aber komplexer in der Bedienung. Die Entscheidung hängt davon ab, ob Einfachheit oder Feature-Tiefe Priorität hat.

Für wen eignet sich welches System?

Pipedrive ist ideal für:

Nach Unternehmensgröße:

• Start-ups und KMUs mit 3-100 Vertriebsmitarbeitern
• Vertriebsteams ohne dedizierte Marketing-Abteilung
• Schnell wachsende Unternehmen mit begrenztem Budget

Nach Vertriebsmodell:

• Outbound-Sales-Teams (Kaltakquise, aktive Prospektion)
• Transaktionale B2B-Sales mit kürzeren Cycles (1-3 Monate)
• Field Sales und Außendienst-Teams (beste Mobile App)
• Hybrid-Teams (Inbound + Outbound)

Nach Branche:

• SaaS mit Product-Led-Growth
• Beratung und Professional Services
• Agentur-Geschäftsmodelle
• E-Commerce B2B
• Immobilien
• Recruiting und Personaldienstleister

Nach Prioritäten:

• Kosteneffizienz steht im Vordergrund
• Schnelle Implementierung erforderlich (produktiv in 1-2 Tagen)
• Hohe Team-Akzeptanz durch einfache Bedienung kritisch
• Fokus auf Vertriebsproduktivität, nicht Marketing
• Best-of-Breed-Ansatz (spezialisierte Tools integrieren)

Typisches Pipedrive-Profil: Ein 15-köpfiges B2B-Software-Vertriebsteam, das primär Outbound-Akquise betreibt, schnell ein CRM implementieren muss, Marketing über Mailchimp läuft und Wert auf intuitive Mobile-Nutzung legt.

HubSpot ist ideal für:

Nach Unternehmensgröße:

• Start-ups bis Mittelstand mit Wachstumsambitionen
• Unternehmen mit 2-500 Mitarbeitern über Marketing, Sales und Service
• Teams, die Marketing und Sales aus einer Hand steuern wollen

Nach Vertriebsmodell:

• Inbound-Sales (Content-Marketing, SEO, Lead-Generierung)
• Längere Sales Cycles (3-12 Monate) mit Lead-Nurturing
• Account-Based Marketing (ABM)
• Complex Sales mit Multiple Stakeholders

Nach Branche:

• SaaS mit starkem Content-Marketing
• Technologie-Unternehmen
• Professional Services mit Thought Leadership
• Bildung und E-Learning
• Gesundheitswesen
• Jede Branche mit Inbound-Marketing-Strategie

Nach Prioritäten:

• Integration von Marketing, Sales und Service kritisch
• Content-Marketing ist zentrale Wachstumsstrategie
• Umfangreiches Reporting und Attribution benötigt
• Langfristige Customer Journey über multiple Touchpoints
• Bereitschaft, in Plattform und Methodik zu investieren
• Skalierbarkeit bis zum Enterprise-Level gewünscht

Typisches HubSpot-Profil: Ein 50-Personen-Technologie-Unternehmen mit dediziertem Marketing-Team (10 Personen) und Sales-Team (15 Personen), das auf Inbound-Strategie setzt, Blog und Content-Marketing betreibt und Marketing-ROI detailliert messen möchte.

Entscheidungsmatrix: 10 Entscheidungskriterien

Hybrid-Ansatz: Kann man beides nutzen?

Ja, mit Einschränkungen:

Einige Unternehmen nutzen HubSpot für Marketing und Pipedrive für Sales mit bidirektionaler Synchronisation über:

• PieSync (HubSpot-eigene Sync-App)
• Zapier oder Make
• Custom API-Integration

Wann sinnvoll:

• Marketing-Team bevorzugt HubSpot Marketing Hub
• Sales-Team bevorzugt Pipedrive-UX
• Budget für beide Systeme vorhanden

Herausforderungen:

• Komplexität der Synchronisation
• Potenzielle Daten-Inkonsistenzen
• Höhere Gesamtkosten
• Duplicate Maintenance

Empfehlung: Nur in Ausnahmefällen sinnvoll. Besser: Entscheidung für ein System treffen.

Migration zwischen den Systemen

Von HubSpot zu Pipedrive migrieren

Gründe für Wechsel:

• Kostenreduktion (50-60% Ersparnis)
• Vereinfachung (weniger Features = weniger Komplexität)
• Marketing läuft ohnehin über andere Tools
• Team bevorzugt Pipedrive-UX

Migrationsprozess:

1. Datenexport aus HubSpot:

   • Kontakte, Unternehmen, Deals über CSV-Export
   • Notes und Aktivitäten exportieren
   • Custom Properties dokumentieren

2. Pipedrive-Setup:

   • Pipelines und Deal-Phasen entsprechend HubSpot konfigurieren
   • Custom Fields in Pipedrive anlegen
   • User-Accounts erstellen

3. Datenimport in Pipedrive:

   • Pipedrive bietet nativen HubSpot-Import
   • CSV-basierter Import alternativ
   • Duplikat-Check durchführen

4. Integrationen neu aufsetzen:

   • Email-Integration (Gmail/Outlook)
   • Marketing-Tools anbinden (Mailchimp etc.)
   • Buchhaltung, Telefonie neu verbinden

Migrationsdauer: 1-2 Wochen (bei professioneller Unterstützung)

Kosten: 2.000-5.000 € für professionelle Migration

Herausforderung: Marketing-Daten (Landing Pages, Workflows, Email-Kampagnen) können nicht 1:1 übernommen werden.

Von Pipedrive zu HubSpot migrieren

Gründe für Wechsel:

• Marketing-Ausbau geplant
• Inbound-Strategie wird zentral
• Bedarf nach umfassenderem Reporting
• Website-CMS soll integriert werden

Migrationsprozess:

1. Datenexport aus Pipedrive:

   • CSV-Export aller Kontakte, Organisationen, Deals
   • Aktivitäten-Historie exportieren
   • Pipeline-Struktur dokumentieren

2. HubSpot-Setup:

   • CRM-Struktur aufbauen
   • Custom Properties anlegen
   • Pipelines konfigurieren
   • Marketing-Hub einrichten (falls gebucht)

3. Datenimport in HubSpot:

   • HubSpot bietet Import-Assistenten
   • CSV-Mapping für Custom Fields
   • Duplikat-Management

4. Erweiterte Konfiguration:

   • Workflows aufsetzen (komplexer als in Pipedrive)
   • Email-Templates erstellen
   • Landing Pages bauen
   • Marketing-Automation konfigurieren

Migrationsdauer: 2-4 Wochen (komplexer als Pipedrive → HubSpot)

Kosten: 3.000-10.000 € (inkl. HubSpot Onboarding-Fee und Beratung)

Vorteil: Migration ist Chance für Marketing-Upgrade und Prozessoptimierung.

FAQ: Die 10 häufigsten Fragen

1. Ist Pipedrive oder HubSpot besser?

Es gibt kein objektives "besser", sondern nur "passender für Ihren Anwendungsfall". Pipedrive ist besser für reine Vertriebsteams, die Einfachheit und Kosteneffizienz priorisieren. HubSpot ist besser für Unternehmen, die Marketing und Sales integriert steuern wollen.

Pipedrive wählen: Wenn Vertrieb Ihre Kernpriorität ist und Marketing separat läuft oder untergeordnet ist.

HubSpot wählen: Wenn Marketing und Sales gemeinsam Ihre Wachstumsstrategie treiben und Sie in eine All-in-One-Plattform investieren möchten.

2. Wie viel günstiger ist Pipedrive als HubSpot?

Für ein 10-Personen-Vertriebsteam ist Pipedrive 50-60 Prozent günstiger als HubSpot Sales Professional.

Konkrete Zahlen (10 Nutzer, jährlich):

• Pipedrive Advanced: ca. 6.100 € (inkl. MwSt.)
• HubSpot Sales Professional: ca. 17.850 € (inkl. MwSt. und Onboarding Jahr 1)
• Ersparnis: 11.750 € im ersten Jahr

Über 3 Jahre spart man mit Pipedrive ca. 27.000-29.000 € für ein 10-Personen-Team.

3. Kann HubSpot Free Pipedrive ersetzen?

Teilweise. HubSpot Free bietet umfassende CRM-Basisfunktionen kostenlos, hat aber Limitierungen:

Einschränkungen HubSpot Free:

• Nur 2 User-Seats (nicht erweiterbar)
• Kein Workflow-Automation
• Limitierte Email-Sequenzen
• HubSpot-Branding auf Landing Pages
• Nur 2.000 Emails/Monat
• Eingeschränktes Reporting

Für wen HubSpot Free ausreicht:

• Solo-Entrepreneure oder 2-Personen-Teams
• Sehr einfache Vertriebsprozesse
• Kein Automatisierungsbedarf

Für echten Pipedrive-Ersatz: Mindestens HubSpot Sales Professional nötig (deutlich teurer als Pipedrive).

4. Welches System hat die bessere Mobile-App?

Pipedrive hat die bessere Mobile-App mit höheren User-Ratings und überlegener Offline-Funktionalität.

Bewertungen:

• Pipedrive iOS: 4,8 Sterne (App Store)
• HubSpot iOS: 4,6 Sterne
• Pipedrive Android: 4,6 Sterne (Play Store)
• HubSpot Android: 4,4 Sterne

Vorteile Pipedrive Mobile:

• Vollständige Offline-Nutzung
• Schnellere Deal- und Kontakterfassung
• Optimierte Pipeline-Ansicht für kleine Bildschirme
• Bessere Performance bei schwacher Internetverbindung

5. Ist HubSpot schwieriger zu bedienen als Pipedrive?

Ja, signifikant. HubSpot hat eine steilere Lernkurve und erfordert mehr Einarbeitungszeit.

Einarbeitungszeit:

• Pipedrive: 1-2 Tage bis produktiv
• HubSpot: 3-5 Tage bis produktiv, 4-8 Wochen für volle Beherrschung

G2-Scores Ease of Use:

• Pipedrive: 8,9/10
• HubSpot: 8,4/10

Grund: HubSpot bietet deutlich mehr Features, was zu komplexerer Navigation und mehr Konfigurationsoptionen führt.

6. Kann Pipedrive Marketing-Automation?

Nur eingeschränkt. Pipedrive bietet:

• Basis-Sales-Automation (Workflows ab Advanced-Plan)
• Email-Sequenzen für 1-zu-1-Kommunikation
• Add-On "Campaigns" für einfaches Email-Marketing

Für echte Marketing-Automation: Integration mit spezialisierten Tools notwendig:

• ActiveCampaign
• Mailchimp
• HubSpot Marketing Hub (über Integration)

HubSpot-Vorteil: Marketing-Automation nativ integriert und deutlich mächtiger.

7. Welches System skaliert besser?

Beide Systeme skalieren gut, aber unterschiedlich:

Pipedrive skaliert optimal:

• Bis ca. 100-150 Nutzer
• Vertikale Skalierung (mehr Features in höheren Plänen)
• Kosteneffizienz bleibt auch bei Skalierung

HubSpot skaliert optimal:

• Bis 500+ Nutzer problemlos
• Horizontale und vertikale Skalierung
• Enterprise-Features für große Organisationen
• Aber: Kosten steigen exponentiell bei Skalierung

Empfehlung: Wenn Sie planen, auf 200+ Mitarbeiter zu wachsen, ist HubSpot (oder Salesforce) die bessere langfristige Wahl.

8. Brauche ich bei beiden Systemen professionelle Implementierung?

Pipedrive:

• DIY-Setup möglich für Teams bis 20 Nutzer
• Professionelle Hilfe empfohlen ab 25+ Nutzern oder komplexen Prozessen
• Kosten: 1.500-5.000 €

HubSpot:

• DIY-Setup möglich, aber zeitaufwändig
• Professionelle Implementierung stark empfohlen ab Professional-Plänen
• Onboarding-Fee obligatorisch: 3.000 € (Professional), 6.000 € (Enterprise)
• Zusätzliche Partner-Kosten: 3.000-15.000 €

Fazit: Pipedrive einfacher selbst zu implementieren, HubSpot profitiert stark von professioneller Unterstützung.

9. Welches System ist DSGVO-konformer?

Beide Systeme sind DSGVO-konform, aber mit Unterschieden:

Pipedrive:

• Server in EU (Deutschland, Irland)
• DSGVO-konforme Datenverarbeitung
• Data Processing Agreement verfügbar
• Cookie-Banner und Consent-Management extern nötig

HubSpot:

• Server primär USA, mit EU-Hosting-Option
• DSGVO-konform durch Privacy Shield-Nachfolge-Mechanismen
• Data Processing Agreement verfügbar
• Cookie-Banner und Consent-Management integriert

Deutsche Alternative: CentralStationCRM (deutsche Server, DATEV-Integration)

10. Kann ich von Pipedrive zu HubSpot wechseln (oder umgekehrt)?

Ja, Migration ist in beide Richtungen möglich:

Pipedrive → HubSpot:

• HubSpot bietet Import-Tools für Pipedrive-Daten
• Dauer: 2-4 Wochen
• Kosten: 3.000-10.000 €
• Herausforderung: Neue Marketing-Features aufsetzen

HubSpot → Pipedrive:

• Pipedrive bietet HubSpot-Import
• Dauer: 1-2 Wochen
• Kosten: 2.000-5.000 €
• Herausforderung: Marketing-Workflows müssen in andere Tools migriert werden

Lock-in: Bei beiden Systemen gering, da standardisierte Exportformate verfügbar sind.

Fazit: Ihre Entscheidungshilfe

Die Kernempfehlung

Wählen Sie Pipedrive, wenn:

• Ihr primäres Ziel Vertriebsproduktivität ist
• Sie ein spezialisiertes, fokussiertes Tool wollen
• Schnelle Implementierung und hohe Team-Akzeptanz kritisch sind
• Budget begrenzt ist (50-60% günstiger)
• Marketing über spezialisierte Tools läuft (Mailchimp, ActiveCampaign)
• Einfache Bedienung und Mobile-First wichtig sind

Wählen Sie HubSpot, wenn:

• Sie Marketing und Vertrieb integriert steuern wollen
• Content-Marketing Ihre Wachstumsstrategie ist
• Sie ein All-in-One-System bevorzugen
• Umfangreiches Reporting und Attribution benötigt werden
• Sie in die Inbound-Methodologie investieren möchten
• Budget für Premium-Lösung vorhanden ist

Die Entscheidungsmatrix

Team-Größe:

• 1-10 Mitarbeiter: Beide möglich, Pipedrive kosteneffizienter
• 10-50 Mitarbeiter: Pipedrive für Sales-Fokus, HubSpot für Marketing+Sales
• 50-200 Mitarbeiter: HubSpot bei integrierter Strategie, sonst Pipedrive
• 200+ Mitarbeiter: HubSpot oder Salesforce

Branche:

• SaaS/Tech: Beide geeignet, abhängig von Marketing-Strategie
• Beratung/Services: Pipedrive (Effizienz), HubSpot (Thought Leadership)
• E-Commerce B2B: Pipedrive
• Bildung/Healthcare: HubSpot (Content-fokussiert)

Budget (10 Nutzer, 3 Jahre):

• Unter 25.000 €: Pipedrive
• 25.000-50.000 €: Beide möglich
• Über 50.000 €: HubSpot Suite (Marketing + Sales + Service)

Unsere Top-Empfehlung für typische KMU-Szenarien

Szenario 1: B2B-SaaS mit 15 Vertriebsmitarbeitern, Outbound-fokussiert → Pipedrive Advanced (6.800 €/Jahr) + Mailchimp (1.200 €/Jahr) = 8.000 €/Jahr Grund: Kosteneffizienz, schnelle Implementierung, spezialisierte Tools

Szenario 2: Tech-Unternehmen mit 10 Sales + 5 Marketing, Inbound-Strategie → HubSpot CRM Suite Starter (2.600 €/Jahr) oder Marketing + Sales Professional (14.000 €/Jahr) Grund: Integrierte Marketing- und Sales-Plattform, Content-Marketing-Tools

Szenario 3: Agentur mit 8 Mitarbeitern, begrenzt Budget → Pipedrive Advanced (4.500 €/Jahr) Grund: Beste Preis-Leistung, einfache Bedienung, schneller ROI

Szenario 4: Consulting-Firma mit ambitioniertem Content-Marketing → HubSpot Marketing + Sales Professional (14.000+ €/Jahr) Grund: Thought Leadership über integriertes CMS und Marketing-Hub

Die nächsten Schritte

1. Definieren Sie Ihre Prioritäten:

   • Ist Ihr Fokus Sales oder Marketing+Sales?
   • Wie wichtig ist Kosteneffizienz vs. Feature-Umfang?
   • Wie komplex sind Ihre Prozesse?

2. Testen Sie beide Systeme:

   • Pipedrive: 14-Tage kostenlose Testphase
   • HubSpot: Unbegrenzt kostenlose Free-Version (limitiert)

3. Involvieren Sie Ihr Team:

   • Lassen Sie Vertriebsmitarbeiter beide Tools testen
   • Holen Sie Feedback zu Benutzerfreundlichkeit ein
   • Prüfen Sie Team-Akzeptanz

4. Kalkulieren Sie Total Cost of Ownership:

   • Lizenzkosten über 3 Jahre
   • Implementierungskosten
   • Notwendige Add-Ons und Integrationen
   • Schulungsaufwand

5. Treffen Sie eine Entscheidung:

   • Beide Systeme sind exzellent in ihren Bereichen
   • Es gibt keine "falsche" Wahl, nur passend oder unpassend
   • Im Zweifel: Starten Sie mit Pipedrive (günstiger, einfacher), migrieren Sie zu HubSpot wenn Marketing-Bedarf steigt

Die wichtigste Erkenntnis: Der beste CRM ist der, den Ihr Team tatsächlich nutzt. Pipedrive gewinnt bei User-Adoption durch einfachere Bedienung, HubSpot gewinnt bei Feature-Tiefe. Wählen Sie entsprechend Ihrer Prioritäten.

---

Über den Autor: Maximilian Thieme ist Vertriebsexperte und Pipedrive-Spezialist mit über 18+ Jahren Erfahrung in der Implementierung und Optimierung von Vertriebsprozessen. Gemeinsam mit seinem Team hilft er Ihnen das Maximum aus Ihrem Pipedrive CRM herauszuholen.

Benötigen Sie Unterstützung bei der CRM-Auswahl? Buchen Sie ein kostenloses 30-minütiges Beratungsgespräch mit unserem Team für eine individuelle Empfehlung.