Vertriebsprozess definieren: 4 einfache Schritte für deinen Vertrieb

In diesem Beitrag erfährst du Schritt für Schritt, wie du dir einen Vertriebsprozess definieren kannst, der dir die nötige Flexibilität gibt, damit du noch einfacher deine Umsatzziele erreichst.

Du siehst Beispiele aus Pipedrive zur Veranschaulichung. Es ist nicht entscheidend, ob du deinen Prozess visuell abbildest. Aber es ist entscheidend, dass du mehr Umsatz machst. Findest du nicht?

Genau deshalb solltest du als Geschäftsführer vielleicht das doch noch einmal überdenken, ob es denn nicht einfacher für dich und dein Team wäre, wenn ihr mit wenigen Klicks einen Überblick über eure gesamten Verkaufschancen bekommt.

Lass uns direkt damit starten, damit du dir einen geeigneten Vertriebsprozess definieren kannst, mit dem du dich und deine Mitarbeiter entlastest, damit euch mehr Zeit bleibt, euch auf eure Verkäufe mit den richtigen Leads zu fokussieren.

Du ahnst schon, was du am Ende erhältst: Einen standardisierten und automatisierten Vertriebsprozess.

Bereit?

Super, dann lass uns loslegen.

Vertriebsprozess definieren – Diese 6 Vorteile erhältst du davon

• Setze einen Standard, damit jeder Vertriebler genau erkennt, was in diesem Moment zu tun ist
• Damit erhältst du eine Struktur und Ordnung im Vertrieb
• Identifiziere potenzielle Kunden einfacher und schneller
• Erhöhe die Konversionsraten, weil du weißt, worauf es bei deinen Leads ankommt (Leadqualifizierung)
• Präzisere Maßnahmen zur Umsatzsteigerung, weil du weißt, wo dein Vertrieb und deine Vertriebler im Einzelnen einen Engpass haben
• Spare Zeit und Kosten, weil du weniger administrativen Aufwand hast, wenn du Teile deines Vertriebsprozesses automatisierst

Am einfachsten kannst du deinen Vertriebsprozess definieren, wenn du dir zusätzlich noch ein CRM zulegst. In unserem Fall zeigen wir dir anhand von Pipedrive ein paar visuelle Beispiele.

Es ist jedoch egal, welches CRM du nutzt. Es ist nur wichtig, dass du damit arbeiten kannst und es dir Spaß macht damit deine Verkäufe zu organisieren, weil es intuitiv ist.

Wenn du ein Vertriebs- und/oder Marketingteam hast, dann macht euch gemeinsam Gedanken darüber, wie euer Vertriebsprozess aussehen soll. Das erspart euch im Nachgang ein langes Hin und Her.

Deinen Vertriebsprozess definieren

Schritt 1: Mach dir Gedanken über die Phasen und Tätigkeiten

Eigentlich definierst du mit dem ersten Schritt die Verkaufsphasen, die deine potenziellen Kunden durchlaufen. Mache dir deshalb Gedanken darüber, welche Verkaufsstufen du in deinen Prozess aufnehmen willst.

Wie viele Verkaufsphasen du benötigst, ist davon entscheidend, wie dein Verkaufsprozess aufgebaut ist. Wenn es möglich ist, dann halte ihn schlank.

4-6 Verkaufsphasen genügen in der Regel, damit du und dein Vertriebsteam eine organisierte Übersicht aller Verkäufe haben.

Wichtig ist, dass du bereits hier unterscheidest, was eine Phase und was eine Tätigkeit/Aktivität in dieser Phase ist. Das hat nämlich den Hintergrund, dass du dadurch deine Performance spezifischer durchleuchten kannst.

Ein kleines Beispiel:

Angenommen du hast die erste Stufe ‚‚Anfrage‘‘ genannt. Dahinter steckt nun ein ganzer Prozess.

Wie kommt der Lead in diese Phase? Was passiert mit dem Lead, nachdem er die Anfrage stellt? Wie wird er kontaktiert? Was passiert genau im Einzelnen in dieser Phase? Das musst du definieren.

Wenn du ein Vertriebsteam hast, dann stellst du dir natürlich auch die Frage, wer diesen Kontakt bearbeitet.

Klar. Es ist nur logisch, wenn du eine Anfrage erhältst, dass du zunächst einmal herausfindest, was dein Interessent möchte.

“Ja gut, ich ruf halt an oder schreibe eine Willkommens-Mail”, sagst du. Und das ist auch der richtige Weg. Unterscheide somit, die eigentliche Tätigkeit von der “übergeordneten Phase”.

Kurz gesagt: Das was du tun musst, um den Kunden zu gewinnen, das ist eine Aktivität.

Selbstverständlich haben wir dir hier auch einen Leitfaden für dich, der dir dabei hilft, deine Phasen zu eruieren, damit du noch einfacher deinen Vertriebsprozess definieren kannst.

Jetzt auf YouTube ansehen: Unser live Webinar, in dem wir dir zeigen, wie du mit Pipedrive die Performance deines Vertriebs steigerst. Gerade im ersten Teil lernst du, wie du deinen Vertriebsprozess definieren solltest. Hab viel Spaß dabei!

Schritt 2: Stelle Kriterien zur Leadqualifizierung auf

Den Vertriebsprozess definieren ist die eine Sache. Die andere ist, dass du jetzt damit beginnst, deine Leadqualifizierung auf Vordermann zu bringen – es sei denn, du hast bereits eine Matrize, mit der du deine potenziellen Leads einfach und schnell evaluieren kannst.

Damit du und dein Vertriebsteam den Wald vor lauter Bäumen noch sehen könnt, solltet ihr euch Gedanken darüber machen, welche Kriterien ihr von euren Kunden im Erstkontakt benötigt, damit ihr entscheiden könnt, ob der potenzielle Käufer und ihr zueinander passt. Es ist sozusagen der: “Passen-Wir-Zusammen-Test”.

Dabei helfen die Benutzerdefinierte Felder dir und deinem Team, den Verkaufsleitfaden beizubehalten. Gerade im Erstkontakt ist es entscheidend für euch herauszufinden, ob euer Interessent ein Kunde werden kann oder nicht.

Diese Felder sind demnach Informationen, die deine Vertriebsmitarbeiter benötigen, um identifizieren zu können, ob sich weitere Bemühungen positiv auswirken.

Du kannst beispielsweise die klassische BANT-Methode zur Hilfe nehmen und so im Erstgespräch deinen potenziellen Kunden anhand der vier Kriterien schnell qualifizieren.

Diese Informationen trägst du dann in die Felder des Deals, um sie jederzeit abrufen zu können.

Du erhältst dadurch eine effektivere Arbeitsweise, weil du mit einem Klick weißt, wohin du deine Augen bewegen musst, um relevante Infos zur jeweiligen Verkaufschance schnell einsehen zu können.

So findest du richtige Kriterien für deine Leadqualifizierung

Hier ist Brainstorming das Zauberwort. Frage dich oder fragt euch in der Runde, warum eure Kunden euch kontaktierten. Welche ‚‚Pain Points‘‘ hatten sie, die ihr jetzt gelöst habt?

Benötigt ihr Informationen zu der Anzahl an Usern? Irgendwelche Bemaßungen?
Wie sieht es mit NDA’s aus, die ihr vielleicht ab einer bestimmten Phase benötigt?

Du merkst schon, es ist eigentlich ganz simpel.

Gehe einzelne Phasen durch und schreibe dir dazu in Stichworten auf, was du in Phase X an Informationen erhalten willst, ehe du in die nächste Phase übergeht und vor allem auch, welche Informationen den Verkaufsprozess abbrechen.

Halte unbedingt deinen roten Faden ein. Nicht alles muss wichtig sein und nicht alles ist unwichtig. Deshalb achte bitte darauf, dass du nichts vergisst und nichts unnötig aufplusterst und dir somit wieder die Flexibilität nimmst, von der wir eingangs erwähnt haben.

3 Beispiele dafür, dass du einen Verkaufsprozess abbrichst bzw. vorsichtiger angehst:

• Dein Lead fragt im Erstgespräch sofort nach dem Preis, ohne dein Produkt oder seinen Nutzen für ihn zu kennen.
• Er ist nicht der Entscheider und will den Namen des Entscheiders nicht preisgeben.
• Das Timing ist zu früh und du sollst dich nach +12 Monaten erneut melden.

Du kannst dir hier deine zwei kostenlosen E-Books zur Leadqualifizierung herunterladen:

1. Definiere klare Kriterien und setze einen standardisierten Leadqualifizierungsprozess für dich und dein Team zusammen, damit ihr noch einfacher und schneller potenzielle Interessenten identifizieren könnt.

2. Wenn du bereits einen Leadqualifizierungsprozess hast, dann kannst du ihn mit diesen 4 einfachen Schritten verbessern.

Tipp: Du kannst die Sichtbarkeit deiner Teams einschränken, wenn das notwendig ist. Also: Du kannst auswählen, ab wann dein Team nicht mehr auf die Informationen in den Kontakten, Organisationen und Deals zugreifen und einsehen kann.

Wir halten jedoch nichts von Sichtbarkeitseinschränkungen, da wir der Auffassung sind, dass der Vertrieb flexibel und Informationen schnell zugänglich sein müssen.

Das ergibt dann Sinn, wenn du beispielsweise Outbound-Teleseller in deine CRM Software eingebunden hast, damit du die Leads direkt in deinem Vertriebs-CRM abrufen kannst, aber nicht möchtest, dass sie Weiteres, wie E-Mail-Schriftverkehr, Termin- sowie Finanzplanungen einsehen können.

Ein weiterer Tipp: Du kannst in Pipedrive die Wichtigkeit der benutzerdefinierten Felder in Deals, Kontakten und Organisationen anpassen. Damit stellst du sicher, dass Deals nur dann in die nächste Phase kommen, wenn alle relevanten Informationen evaluiert wurden.

Schritt 3: Definieren die Aktivitäten, die dir nicht nur den Erfolg versprechen, sondern ihn auch bringen

Jetzt optimieren wir deine Vertriebsaktivitäten.

Du fragst dich sicher, was du davon hast, wo du ja deinen Vertriebsprozess definieren sollst und wir jetzt mit Aktivitäten kommen.

Hier kommt der Clou:

Spoiler-Alarm: Du wirst im nächsten Schritt deinen Vertriebsprozess automatisieren und dabei hilft es dir, wenn du einen Standard für deine Aktivitäten etablierst, der immerzu in deiner Branche mit deinen Kunden funktioniert.

Kurz- und mittelfristig hast du also weniger administrativen Aufwand, wenn du vordefinierte Aktivitäten bestimmst, damit dein Team mit nur einem Klick einen Kalendereintrag erstellen kann oder die automatische Zuweisung erfolgen kann.

Diese wertvolle Zeit kannst du und dein Team dafür aufbringen, eure Leads zu qualifizieren, Angebote zu erstellen, Termine zu planen und alles in Erwägung ziehen, was euch und euren Kunden näher zum Abschluss bringt.

Langfristig kannst du deine Performance besser bewerten, weil du nämlich durch eine Ausgangsbasis (definierte Tätigkeiten) besser erkennst, ob und wo du einen Engpass hast.

Mit dieser Erkenntnis siehst du in deinen Berichten einfacher, welche Stellschraube in deinem Vertriebsprozess optimiert werden sollte, damit du weiterhin im Rahmen deiner Umsatzplanung bleibst und sie im besten Fall sogar steigerst.

Schau dir dazu einfach mal unser Performance-Dashboard in Pipedrive an, welches wir für dich vorbereitet haben.

So könntest du deine Aktivitäten definieren: Dazu schaust du dir am besten deine letzten 30 – 50 Kundenaufträge an, die du erfolgreich abgeschlossen hast.

Was hast du da genau gemacht? Was ist in jeder einzelnen Phase passiert? Wie hast du ihn kontaktiert? Worüber kam der Kunde? Wie lange darf der Erstkontakt maximal liegen, also wann wird eine neue Anfrage von euch kontaktiert?

Frage dich, was die einzelnen Schritte in der jeweiligen Phase sind, die es dir bzw. deinem Team ermöglichen, einen potenziellen Kunden eine Phase weiterzubefördern und standardisiere diese Tätigkeiten für dein Team.

Beispiel: Deine erste Phase ist die Anfrage. Hier kommen alle Leads rein, also potenziellen Interessenten, die eine Anfrage bei dir gestellt haben.

Die erste Aktivität könnte nun ein Anruf sein, der mit dem Kunden die Anfrage durchleuchtet.

Wenn du also jedes Mal den Telefonhörer in die Hand nimmst, um den Anfragenden anzurufen, dann kannst du diese Tätigkeit als Standard in dieser Phase bestimmen.

Denk auch bitte an die Zeit der Wiedervorlage, also wann der Anruf spätestens stattfinden soll. Bleiben wir bei unserem Beispiel, die Anfrage per Telefon auszuloten, dann solltest du auch das Timing bestimmen. Hier unser Geheimtipp: Je früher du eine Anfrage bzw. einen potenziellen Lead kontaktierst, desto höher ist die Wahrscheinlichkeit, dass du der richtige Ansprechpartner für ihn sein wirst.

Also: Anfrage kommt rein, du bestimmt beispielsweise nun, dass du jeder Anfrage maximal 24 Stunden Zeit gibst, ehe du oder dein Verkaufsmitarbeiter sie kontaktiert.

Du kannst zum Beispiel diese Aktivitäten in deinem Vertriebsprozess definieren:

• E-Mail verfassen und versenden
• E-Mail nachfassen
• Qualifizierungstelefonat / Qualifizierung
• Präsentation vorbereiten/zusenden…
• Demo vereinbaren
• Angebot erstellen und zusenden
• Angebot besprechen
• Angebot nachfassen
• Angebotspreise verhandeln
• Vertragsunterlagen zusenden
• Und vieles mehr, was deine Deals zum Abschluss bringt

Natürlich ist das nur eine grobe Richtung, wohin du das Schiff steuern kannst. Wichtig ist, dass du die Aktivitäten definierst, die vertrieblich eine hohe Relevanz haben.

Es sind nämlich genau diese Tätigkeiten, die dir den Erfolg bringen und maßgeblich dafür sind, ob du Verkäufe erzielst und damit Umsatz machst.

Frage dich also, welche Aktivitäten dir bis jetzt die Verkaufsabschlüsse gebracht haben und nehme diese als Basis für deine Aktivitätsdefinitionen.

Schritt 4: Automatisiere Teile deines Prozesses

Jedes Mal, wenn etwas Bestimmtes in deinem Vertriebsprozess passiert, folgt eine bestimmte Handlung darauf, nicht wahr?

Konkret heißt das also: Kommt eine Anfrage rein, muss diese Anfrage bearbeitet werden.

Mit dem dritten Schritt hast du dir nun eine Basis geschaffen, die es dir ermöglicht, gewisse Teile des Verkaufsprozesses zu automatisieren.

Reduziere nun den administrativen Aufwand, die du oder dein Vertrieb beispielsweise für Follow-ups oder E-Mails benötigt, damit ihr die Zeit effektiver und sogar effizienter investieren könnt. Oder noch besser: automatisiere deine Leadgenerierung für deinen Vertrieb und lass Kontaktanfragen über deine Internetseite oder Werbeanzeige direkt eine Verkaufschance direkt in Pipedrive erstellen, damit ihr direkt mit eurem Verkaufsprozess loslegen könnt.

Das größte Problem, dass bis dato kein Mensch auf diesem Planeten lösen kann, ist es nämlich, die Zeit zurückdrehen zu können, um gewisse Dinge anders zu machen.

Durch die Automatisierung der möglichen Prozesse deines Vertriebs gelingt es dir genau da anzusetzen, um dir und deinem Team mehr Zeit pro Tag herauszuholen.

Keep in mind: Je mehr Zeit du in die Tätigkeiten wie Akquise, Qualifizierung, Angebot zusenden, Angebote Nachfassen, usw. investierst, desto höher wird die Wahrscheinlichkeit, Deals abzuschließen, weil du im Gegenzug dazu weniger Zeit damit verbringst, die Daten manuell einzupflegen.

Jedes Mal, wenn…
5 Ideen, wie du Teile deines Vertriebs automatisieren kannst:

1. Erstelle eigene E-Mail-Vorlagen, um automatisch E-Mails zu versenden, wenn eine Anfrage beispielsweise eintrifft.
2. Erstelle Aktivitäten, wenn ein Deal in die nächste Phase befördert wird
   • und versende direkt im Anschluss eine E-Mail
3. Automatisiere das Hinzufügen von neuen Kontakten und Deals in deine Pipeline.
4. Versende Mails, wenn du Deals gewonnen oder verloren hast.
5. Füge automatisch nach dem Erledigen einer Aktivität eine Folgetätigkeit (Follow-up) hinzu

Wenn du mehr über die Pipedrive Workflow Automatisierungen lernen möchtest, dann erfährst du hier mehr.

Zusammenfassung

Du weißt nun, wie du deinen gesamten Vertriebsprozess definieren kannst und auf was du dabei achten solltest. Auch hast du gelernt, was Aktivitäten von Phasen unterscheidet.

Darüber hinaus hast du erfahren, wie du mit Automatisierungen mehr Zeit für dich und dein Team herausholst, damit ihr euch auf die wirklich wichtigen Tätigkeiten im Vertrieb fokussieren könnt.

Wichtig ist nun, dass du all das in einem geeigneten CRM für dich und dein Team umsetzt, damit ihr mehr aus eurer Vertriebsperformance herausholen könnt, ohne dafür mehr zu leisten.

Vielleicht ist das jetzt genau der richtige Zeitpunkt für dich und dein Team, diese 4 Schritte in Pipedrive umzusetzen.

Wenn du Unterstützung benötigst, dann kontaktiere uns gerne dazu.
Du kannst direkt über das Formular deine Pipedrive Präsentation erhalten: