CRM Vorteile Vertrieb – 5 Funktionen, die deinen Erfolg erhöhen

Online-Vertriebsberatung - CRM Vorteile Vertrieb

Erstellt von Güray Cataltepe

Sep 20, 2020

Vielleicht hast du schon mal darüber nachgedacht, welche Vorteile CRM Tools für deinen Vertrieb bieten oder wie du deine Verkaufsprozesse so optimieren kannst, dass du auch endlich im digitalen Zeitalter ankommst. Aber anders, als die meisten Marketing- & Vertriebsmitarbeiter denken, ist ein CRM nicht dazu da, die Mitarbeiter zu überwachen.

Wenn es nämlich darum geht Vertriebsprozesse zu optimieren, dann gibt es nichts Besseres, als eine CRM Software in seinen Vertrieb zu integrieren. Dabei ist es in der Fülle von Kundenbeziehungstools oft nicht einfach, die wirklich nützlichen Funktionen von unnötigen zu unterscheiden. Mal abgesehen von manchen Preisstrukturen. Schau dir mal den Vergleich zwischen Pipedrive und Hubspot an.

Wir erklären dir heute, worauf du am meisten achten solltest, damit du ordentlich arbeiten kannst.

CRM Vorteile Vertrieb: Welche Funktionen dir wirklich helfen

Da ein CRM dafür da ist, deine Kundenbeziehung zu verwalten, solltest du darauf achten, kein fancy Tool zu haben, dass alles kann, aber nichts richtig, sondern eins, dass deinen Vertriebsprozess exakt abbilden kann, damit du keine Schwierigkeiten hast, mit diesem Tool zu arbeiten. Es soll dir immer die Arbeit erleichtern, niemals erschweren.

Wir sind der Meinung, dass ein CRM Vorteile für deinen Vertrieb nur dann hat, wenn du

  1. deinen gesamten Vertriebsprozess visualisieren,
  2. wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren
  3. dein E-Mail-Postfach und dein Kalender synchronisieren,
  4. eine Kundendatenbank und benutzerdefinierte Felder erstellen und
  5. deine Performance tracken kann.

Alles darunter ist nicht erwähnenswert, alles darüber ist gut, solange Funktionen einfach bedienbar sind. Schließlich sollten deine Vertriebsmitarbeiter und du euch schnell zurechtfinden können. Somit sind neben den 5 erwähnten Punkten auch eine einfache Implementierung notwendig, damit du schnellstmöglich deine Power auf die Straße bringen kannst.

Unsere Pipedrive Implementierung beispielsweise dauert höchstens 3 Tage und du kannst parallel mit dem Tool arbeiten, um es zeitgleich kennenzulernen. Falls du Interesse an einer Beratung hast und wissen willst, wie du mit Pipedrive langfristig erfolgreich und vor allem einfacher, effektiver und effizienter arbeitest, dann kannst du, wenn du das willst, hier ein gratis Kennenlern- bzw. Strategie-Gespräch mit uns vereinbaren, indem wir in 30 Minuten gezielt auf deine Vertriebsfragen eingehen.

Zusätzliche Eigenschaften, die du, wenn du sie erst hast, nicht mehr vermissen willst sind zum Beispiel der Planer, mit dem du deinen Kalender mit deinen potenziellen Kunden per Link teilen kannst, damit sie einen Termin mit dir vereinbaren können oder viel besser noch: der Chatbot, der die Leads auf deiner Internetseite auf deine Angebot aufmerksam macht, sie qualifiziert und dann in deine Verkaufspipeline hinzufügt. Willkommen im Jahr 2020.

5 Vorteile, die ein CRM für deinen Vertrieb bietet

Im Gegensatz zu unserem Verständnis, wie man eine CRM richtig nutzt, glauben 87 % der Marketing- und Vertriebsmitarbeiter, dass eine CRM-Software dazu dient, den einzelnen Mitarbeiter zu überwachen. Kein Wunder, bei all den Unternehmensziele, die sie erreichen müssen, bringt man ihnen nicht bei, wie sie ihren Erfolg aufkeimen lassen können, wenn sie ihre eigenen Performance-Engpässe auflösen.

Hier haben wir klare Nachsicht, da die Vorteile CRM Tools oft nicht gleich und klar ersichtlich sind.

Liegt es an der Aufklärung oder an unsachgemäßer Handhabung eines CRM Systems? Jedenfalls hilft dir eine Kundenbeziehungssoftware dabei, deine Kundenbeziehung zu verbessern, indem es die Kundenkommunikation, durch E-Mail-Synchronisierung erleichtert und deinen Verkaufsprozess visuell abbildet.

Vorteil CRM Vertrieb #1: Kann deinen Vertriebsprozess einfach visualisieren

Das Visualisieren deines Vertriebsprozesses in einer Pipeline kann dir dabei helfen, aktive laufende Verkäufe zu organisieren und zu verwalten. Heutzutage haben viele CRM Softwareanbieter kostenlose Testzugänge, in denen du die Software im vollen oder eingeschränktem Umfang nutzen kannst.

Dein Fokus, wenn du eine CRM Software einführen willst, sollte neben den Anforderungen, die du für dein Unternehmen lösen möchtest, auch in einer einfach zu bedienbaren Benutzeroberfläche liegen. Schließlich werden dein Team und du die meiste Zeit damit arbeiten. Auch, wenn ihr am Anfang eure Zweifel habt. Mit der Zeit wird sie sich legen.

Visuelle einfach heißt zum Beispiel, dass dir einzelne Verkaufsprozesse in Kartei-Karten-Form angezeigt werden, von denen jede ein paar oberflächliche Metainformationen zum Deal und deine anstehenden Aktivitäten zu den Deals beispielsweise in Icons zeigt, die dich schnell wissen lassen, wann es Zeit ist, welchen Interessenten heute zu priorisieren.

Nutze die Möglichkeit, die dir dein CRM bietet, damit du deine Verkaufsprozesse genauso abbilden kannst, wie du für notwendig hältst. Damit dir ein genaues Definieren deines Vertriebsprozesses auch gelingt, haben wir dir hier einen Beitrag, indem du lernst, wie du deinen Vertriebsprozesse definierst und damit übersichtlicher hältst und gleichzeitig standardisierst.

Beispiel einer Verkaufspipeline in einer Excel Tabelle

Online-Vertriebsberatung - Vorteil CRM - Verkaufspipeline visualisieren Excel
Online-Vertriebsberatung – Verkaufspipeline Dashboard in Excel

Weitere visuelle Vorteile einer CRM, die dir dabei helfen, deinen Vertriebsprozess so schnell und einfach wie möglich im Auge zu behalten

In Pipedrive hast du zum Beispiel die Möglichkeit Labels zu erstellen, die dir dabei helfen, deine unterschiedlichen Kundengruppen schnell und übersichtlich in deiner Verkaufspipeline zu erkennen. Labels könnten bei dir beispielsweise die Bewertung der Leadtypen sein, also, ob es ein A-Lead (heiß, rot), ein B-Lead (warm, gelb) oder ein C-Lead (kalt, blau) ist oder er zu einem bestimmten Servicebereich in deinem Unternehmen gehört. Wobei die Farbgebung für die Bezeichnung nicht wichtig ist.

Außerdem helfen dir die kleinen runden Chevron-Pfeile (unten im Bild in Pipedrive Vertriebspipeline) dabei, dass du einfacher priorisieren kannst, welcher Verkaufsprozess gerade höchste Dringlichkeit hat, dass die dementsprechenden Maßnahmen von dir ergriffen werden können. (Beide Beispiele findest du im unteren Bild zu Pipedrive Vertriebspipeline)

Damit du dir höchst effektiv weißt, welcher Deal, welche Informationen hat, stehen in den Deal-Kartei-Karten Metainformationen bereit. Du siehst mit einem Blick in deiner Vertriebspipeline, welcher Deal welchen Wert hat, mit dem Label wichtige Informationen über den Kundentyp oder Servicebereich,

Beispiel einer Pipeline, wie wir sie in Pipedrive nutzen

Online-Vertriebsberatung - CRM Vorteil Vertrieb - Verkaufspipeline visualisieren Pipedrive
Online-Vertriebsberatung – Pipedrive Vertriebspipeline (Demo-Werte)

Was machst du mit potenziellen Kunden, die seit 3 Monaten in deiner Verkaufspipeline sind und du nichts von ihnen gehört hast?

Die größten Vorteile, die CRM Tools deinem Vertrieb oder Marketing bieten, sind die visuelle Darstellung von auffälligen Werten, wenn es dir zum Beispiel die Deals in deiner Verkaufspipeline anzeigt, die die Zeit deines durchschnittlichen Verkaufszyklus überschritten haben.

Pipedrive hat die Stagnationsfunktion, die dir genau zeigt, welcher Deal, in welcher Phase in deiner Pipeline die durchschnittliche Verkaufszeit überschritten hat, damit du dementsprechende Maßnahmen ergreifen kannst und den Deal

a) entweder in deine ‚‚Ruf ich mal bei Gelegenheit an‘‘-Pipeline hinzufügst, um ihn später erneut zu kontaktieren oder
b) dich komplett von ihm zu verabschieden und damit deine Pipeline blitzblank halten, damit du deinen Überblick über deine Verkaufsprozesse nicht verlierst.

Vorteil CRM Vertrieb #2: Zeitersparnis durch automatische Prozesse

Wenn du ein CRM suchst, dann eins, dass dich wiederkehrende Tätigkeiten automatisieren lässt. Damit hast du den Vorteil dein CRM die lästige Arbeit zu überlassen und deine kostbare Zeit heißen Leads zu widmen, um sie zu qualifizieren.

Mit Pipedrive haben wir so bei unseren Kunden zwei Verkaufsprozesse etabliert, die in jeder einzelnen Phase jeweils 3 Aktivitäten haben, von denen jede Aktivität erst dann getriggert wird, wenn gewisse Voraussetzungen erfüllt sind.

Wir haben beispielsweise mit benutzerdefinierten Events, die über die Internetseite des Kunden eintreffenden Anfrage seiner potenziellen Leads so automatisiert, dass jedem/r Anfragensteller/in eine Begrüßungs-Mail mit Ansprechpartner und weiterer Vorgehensweise zugesendet wird. Alles automatisch mit einer zuvor benutzerdefiniert erstellen E-Mail-Vorlage.

Nach dieser E-Mail wird der Lead in die Verkaufspipeline hinzugefügt, die Labels, damit die Unterscheidung des Kundentyps zugeordnet werden kann, zugewiesen und die erste Aktivität, die der, dem Deal zugewiesene, Vertriebsmitarbeiter erledigen muss – und das alles, ohne eine E-Mail zu verfassen, eine Aktivität in den Kalender einzutragen oder einen Mitarbeiter zuzuweisen.

Danach folgen noch viele weitere Automatisierungen, die unserem Kunden sehr viel Zeit ersparen, die er nun dafür nutzt, um seine Leadgenerierungs- und -qualifizierungsstrategien zu verbessern.

Du kannst dabei auf 30-50 Deals hochgerechnet im Schnitt bis zu 60 Minuten Zeit einsparen, wenn du die Dinge nicht mehr manuell einpflegst. Wie wirst du diese Zeit in deinem Arbeitsalltag sinnvoll unterbringen? Schon eine Idee?

Vorteil CRM #3: Hält dich auf dem Laufenden mit mobilen Apps und E-Mail-/Kalender-Synchronisierung

‚‚Heutzutage hat doch jede CRM Software eine mobile App.‘‘ Ja, da geben wir dir recht. Wir wollten es nur noch einmal erwähnen.

Die Vorteile, die CRM Tools haben, wenn du mit ihnen auch unterwegs organisieren und Aktivitäten verwalten kannst, sind groß, da du so deine Kundenkommunikation auf Schnelligkeit dressierst. Und heute punktest du vor allem, wenn du schnell und somit deiner Konkurrenz einen Schritt voraus bist.

Die Kalender- und E-Mail-Synchronisation in von Pipedrive ermöglicht es dir, dass du deine Kundenkommunikation direkt in Pipedrive erledigen kannst. Du hast somit alles an einem Ort. Das ist genial! Du kannst dabei deine E-Mails mit deinen aktiven Verkaufsprozessen verknüpfen und bist immer und überall über den aktuellen Stand deines Interessenten informiert.

Online-Vertriebsberatung | Lead Qualifizierungsprozess - Die Smart Contact Data hilft dir dabei, Informationen zu deinen Leads im Rechercheprozess mit nur einem Klick anzureichern.

Neben der Synchronisation von deinem E-Mail-Postfach und dem Kalender bietet Pipedrive die Funktionen Smart Contact Data, die dir dabei hilft, deine Recherchearbeit in der Leadqualifizierung auf das minimalste zu reduzieren.

Die Smart Contact Data durchwühlt das gesamte Internet und greift dir alle öffentlich zugänglichen Informationen zu der E-Mail-Adresse deines Kontaktes ab, die du auch hättest finden können. Nur schneller. 😉

Mit nur einem Klick sucht die Funktion Smart Contact Data das Internet nach dem LinkedIn Profil, dem Unternehmenssitz und weiteren Informationen, die dir dabei helfen, deine Kundenkommunikation zu verbessern und aufwändige Recherchearbeit zu minimieren.

Wir empfehlen dir ein CRM zu nutzen, dass die Funktion hat, deine Anrufe vom Computer aus zu planen, ihn dir auf dein Smartphone zu senden, damit du ganz bequem per Kopfhörer mit deinen potenziellen Kunden telefonieren kannst.

Die Caller Funktion von Pipedrive ermöglicht dir genau diese Sache und zusätzlich unterstützt sie dich dabei, dein Telefonat zu protokollieren.

Vielleicht hat das CRM deiner Wahl auch die Möglichkeit Dokumente, wie beispielsweise deine Angebote, Leistungsbeschreibungen oder Rechnungen hochzuladen, damit du diese in E-Mail-Vorlagen an deine Interessenten versenden kannst.

Vorteil CRM Vertrieb #4: Eine Kundendatenbank und benutzerdefinierte Felder

Nichts ist für dich so wichtig, wie deine Kontakte. Sie sind das Herz deines Unternehmens. Und deswegen ist es wichtig, dass du keine Abstriche in diesem Bereich machst. Wenn du sagst, dass du keine Automatisierungen brauchst, dann ist das in Ordnung. Aber an deiner eigenen Kundendatenbank darfst du nicht geizen!

Mittlerweile bieten dir viele CRM Tools bereits eine Kontaktdatenbank Frei Haus an. Aber was ist, wenn du von deinen potenziellen Kunden mehr als nur die Telefonnummer und die E-Mail-Adresse benötigst?

Dann brauchst du Datenfelder, die du auf dein Unternehmen und deine Anforderungen anpassen und erstellen kannst. Wenn du also weitere Datenfelder wie Position des Kontakts, Kundennummer intern/extern, Budget, Bedarf, usw. benötigst, dann kannst du sie in Pipedrive beispielsweise ganz einfach erstellen und kannst sogar bestimmen, welche Felder benötigte werden, bevor ein Deal in die nächste Phase kann.

Experten-Tipp: Wenn das CRM deiner Wahl dir die Möglichkeit gibt, deine E-Mails, Deals, Aktivitäten, usw. mit dem jeweiligen Kontakt zu verbinden, dann nutze sie. Du wirst in der detaillierten Übersicht deines Kunden den gesamten Kommunikationsverlauf sehen und somit einfacher nachverfolgen, was du vor deinem Urlaub mit ihm noch besprochen hattest.

Damit du die Kommunikation mit deinen Kunden auch erfolgsorientiert darstellst, haben wir dir hier 5 häufigsten Fehler in der Kundenkommunikation, die du in Zukunft vermeiden solltest, wenn du mit Kunden oder Interessenten sprichst.

Vorteil CRM #5: Ziele tracken und Performance verbessern

Bevor wir etwas darüber erzählen: Schau dir doch mal bitte die Insights zu unserer Performance an (natürlich sind das nur Demodaten :)). Aber cool oder, dass wir dir einen Link zu unseren Testdaten zeigen können?

Im Verkauf zählen nur Aktivitäten. Da stimmst du uns doch zu, oder?
Ein Vorteil CRM Tools zu nutzen besteht darin, seine Performance zu analysieren und daraus schlaue Erkenntnisse zu ziehen, damit du in maßgeschneiderte Aktivitäten, wie Schulungen, Trainings, Seminare, usw., die deine Performance verbessern, investieren kannst.

Die namhaften CRM Tools ermöglichen es dir, Einblicke und Reporte zu erstellen. Wir persönlich lieben es, wenn die Verkaufsberichte so einfach wie möglich dargestellt werden. Wir wollen nicht Zeit dafür investieren, komplexe Schaubilder zu entziffern und das solltest du auch nicht.

Das Besondere an den Einblicken und Reports von Pipedrive sind, dass du deine gesamten Kennzahlen selbst definieren kannst. Passe also deine Performance Dashboard also individuell an deine Vorgaben an und erreiche damit deine Unternehmensziele mit Leichtigkeit.

Apropos Leichtigkeit: Sobald dich der KI-gesteuerte Vertriebsassistent besser kennengelernt hat, wird er dir hilfreiche Tipps zu deiner Arbeitsweise geben, damit du mehr der Ziele erreichst, die wichtig sind für dich.

Benötigst du von jedem einzelnen Mitarbeiter eine Performance-Analyse oder teilst du gewisse Mitarbeiter in Teams auf und willst dann von den einzelnen Teams die Performance messen und vergleichen? Wichtig ist, dass du anfängst, deine Leistung zu messen und messbar zu machen, indem du dir zuerst Gedanken über einen standardisierten Vertriebsprozess machst.

Der Preis eines CRM Tools ist nicht unerheblich

Wenn du auf der Suche nach einem neuen CRM bist oder die Vorteile eines CRM für deinen Vertrieb austesten willst, dann kannst du hier Pipedrive vs. Copper vergleichen, hier mit Salesforce und hier mit Hubspot.

Du kannst nur erfahren, welche weiteren Vorteile ein CRM deinem Vertrieb bietet, wenn du eins testest. Warum also nicht gleich mit einem, dass 90.000+ zufriedene Kunden weltweit hat?

Wenn du das alles Live erleben willst, dann kannst du Pipedrive 14 Tage kostenlos auf Herz und Nieren testen. Oder noch besser: Erstelle einen kostenlosen Account und gib den Code pdp-ov2020 ein und verlängere somit deinen Testzeitraum auf 30 Tage. Du wirst garantiert begeistert sein. Da freuen wir uns schon drauf!

In jedem Fall sind wir da, um dich mit deinem Vertriebsprozess zu unterstützen. Lass uns einfach wissen, wie wir dir helfen können.

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