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Sie sind Inhaber, Geschäftsführer oder Vertriebsleiter in einem kleinen Unternehmen und suchen das passende CRM-System? Kein Problem!
Wir zeigen Ihnen die 6 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen.
Systeme, die in Ihr Budget passen und Ihre Anforderungen erfüllen. Außerdem erhalten Sie hilfreiche Informationen rund um das Thema: Customer Relationship Management Software.
Definition
Die Abkürzung “CRM” kommt aus dem Englischen und steht für Customer Relationship Management. Die deutsche Übersetzung steht für “Kundenbeziehungsmanagement” und beschreibt, wie Firmen mit Ihren Kunden umgehen.
Was ist CRM für kleine Unternehmen?
Ein CRM-System für kleine Unternehmen unterstützt Ihren Vertrieb oder Ihr Marketing. Sie sind speziell auf Ihre Anforderungen angepasst.
In kleinen Firmen müssen CRM-Tools kostengünstig sein und schnell im produktiven Einsatz. Zusätzlich sind sie leicht zu bedienen. Das ist ein wesentlicher Unterschied zu CRM-Lösungen im Großkunden-Bereich (Enterprise).
Ziele von einem CRM-System sind:
- Zufriedenere Kunden: Sie setzen Maßnahmen um, damit Sie Ihre Kunden länger an sich binden
- Schnellere Reaktion: Sie erhalten Klarheit in Ihrer Kundenkommunikation und können weiter verbessern
- Mehr Umsatz: Sie können Ihren Vertrieb messen und besser verstehen
- Zeitersparnis: Sie verschwenden keine Zeit und nutzen Automatisierungen für interne Prozesse
Die wichtigsten CRM Eigenschaften für kleine Unternehmen
- Leicht zu benutzen: Damit Sie das CRM auch wirklich verwenden, muss es leicht zu benutzen sein. Komplizierte Systeme will keiner. Die Akzeptanz sinkt und Ihre Investition in so ein System ist verschenkt, weil keiner Spaß und Freude am neuen System hat
- Günstiger Preis des CRM: Kleine und mittlere Unternehmen kalkulieren komplett anders, deshalb ist es unbedingt notwendig, dass Sie sich ein preisgünstiges CRM kaufen
- Ganz einfach anpassbar: Damit der Preis auch kostengünstig bleibt ist es ebenso wichtig, auf ein System zu wechseln, dass leicht anpassbar ist. Was ist wenn sich Ihr Geschäft verändert? Sie neue Daten verwalten müssen o.Ä.? Ein CRM muss Ihnen die Leichtigkeit und Flexibilität liefern um es ganz einfach anzupassen
- Cloudbasiertes CRM-System ohne eigene IT-Ressourcen: Damit Sie von überall aus arbeiten können und sogar sofort starten können, bieten mittlerweile fast alle Anbieter Ihr CRM-System nur noch als cloudbasierte Lösung an. Perfekt für kleine Unternehmen ohne große IT-Ressourcen, die lieber auf Geschwindigkeit setzen
- Schnittstellen zu anderen Systemen, die Sie verwenden: Nehmen Sie ein CRM, dass auch mit anderen Systemen in Ihrer Firma spricht und sich leicht an andere Systeme anbinden lässt. Diese Anforderung wird heute in kleinen Unternehmen immer größer
- Automatisierung für Zeitersparnis in Marketing und Vertrieb: Sogenannte Workflows (im technischen) sind Standard und müssen von jedem CRM-System geliefert werden. Sie sparen sich durch diese technische Hilfe wirklich viel Zeit und Geld
- Zentrale Kundendaten in allen Abteilungen: Durch ein System für kleine Unternehmen sind alle Daten zentral abgespeichert und stehen Ihren Kollegen im Zugriff. Im Urlaub oder bei Krankheit kann ganz einfach der Kollege übernehmen und Ihren Kunden zufrieden stellen
- Bessere Kundenbindung: Durch Maßnahmen die Sie aus Ihren Analysen ableiten, verbessern Sie Ihre Kundenzufrieden und somit Ihre Kundenbindung
- Struktur und Transparenz: CRM-Tools haben einfache Benutzeroberflächen. Sie erkennen sofort, was mit Ihrer Sales-Pipeline los ist. Sie erkennen, welcher Deal sich an welcher Stelle befindet und Sie wissen, dass jeder Ihrer Kollegen ebenfalls die volle Sicht auf die Vorgänge hat
Die wichtigsten Vorteile von CRM-Tools
- Umsatzsteigerung: Kleine Unternehmen werden bei dem richtigen Einsatz eines CRM-Tools Ihren Umsatz steigern
- Wettbewerbsvorteil: Durch die Erhebung von Daten und das Ableiten von Maßnahmen erhalten Sie zusätzlich einen Wettbewerbsvorteil
- Geschwindigkeit: Da CRM-Systeme mittlerweile intelligente Helfer sind, sparen sich Sie Zeit in Ihrem Alltag und werden dadurch schneller in Ihren vertrieblichen Tätigkeiten
- Zuverlässigkeit: Weil ein Tool Ihnen sagt, welche Aktivitäten heute anstehen, haben Sie selbst auch immer die Kontrolle für Ihren Arbeitsfortschritt
- Transparenz: Sie wissen immer, welche Inhalte mit welchem Kunden besprochen wurden. Zusätzlich wissen Sie natürlich über Ihre Zahlen bescheid
- Steigerung der Kundenbindung: Durch zielgerichtete Maßnahmen steigern Sie Ihre Kundenbindung. Diese erkennen Sie sehr gut durch die Kennzahlen die Sie mit einem CRM-System erhalten
Welche Aufgaben übernimmt ein CRM-System im Vertrieb?
- Zeit sparen: Ihr Vertrieb soll durch ein CRM-System Zeit sparen. Vor allem in kleinen Unternehmen ist es wichtig sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren. Kundenkommunikation und Verkauf
- Daten erheben: Endlich mehr aus Ihren Daten machen – das sollten Sie testen. Erstellen Sie Kundenprofile und erkennen Sie Schnittmengen in Ihrer Kundschaft
- Selbstkontrolle bringen: Ein Tool soll Ihnen helfen. Durch die Selbstkontrolle (Benchmarking) fällt es Ihnen leichter, zu verstehen, wo Sie gerade stehen und an welchen Vertriebsthemen Sie noch arbeiten können um besser zu werden
- Informationen leichter teilen: Durch die zentrale Ablage aller Daten sind die Informationen für jeden Zugänglich, der darauf zugreifen darf. So fällt es Ihnen super leicht über Deals zu sprechen oder mit Ihren Kollegen Verkaufsvorgänge zu besprechen
- Die Kundenkommunikation soll zentral verwaltet werden: Alle E-Mails, Gesprächsnotizen von Telefonaten, Inhalte aus Terminen und sogar Dateien oder Verträge werden zentral im Tool gespeichert. Jeder Mitarbeiter der darf, kann dann mit den Daten arbeiten
- Visualisierung des eigenen Sales-Funnel: Es muss grafisch sichtbar sein, wie der Vertriebsprozess aussieht. Neue Mitarbeiter können sich schneller zu recht finden. Bestehenden Mitarbeiter fällt die Arbeit im Alltag leichter
- Leadmanagement: Durch das Lead Management verstehen Sie Ihre potenziellen Kunden noch besser. Sie wissen über Ihre Kontakte bescheid und sind rechtzeitig über Interessensfelder informiert
- Automatisierung von Teil-Prozessen (Aktivitäten / Aufgaben im Vertrieb): Workflows für die Abarbeitung von manuellen Aufgaben gehören ebenfalls zu
- E-Mail Kommunikation: soll erleichtert werden. In kleinen Unternehmen wird meistens Office 365 oder Gmail eingesetzt. Mit der richtigen Lösung, können Sie direkt aus Ihrem CRM E-Mails versenden. Diese werden dann automatisch beim Kunden abgelegt und alle Informationen stehen zur Verfügung.
- Umsatzberichte und Prognosen für das eigene Controlling: Die Statistiken (Reports & KPI’s) für Sie und Ihre Vertriebler helfen Ihnen dabei zu sehen, an welcher Stelle Sie noch besser werden können.
Welche Aufgaben hat das CRM in Ihrem Marketing?
- Leads generieren: Ein CRM soll die Leadgenerierung unterstützen. Zum Beispiel können Sie diese Möglichkeiten hier nutzen:
- Webformulare für Ihre Webseite oder Landing-Pages
- einen Chat-Bot den Sie im CRM erstellen und einstellen
- einen Live-Chat, damit Sie direkt aus dem CRM mit Webseiten-Besuchern chatten können
- eine Interessenten-Datenbank, damit Sie leichter die Kontakte finden, die Sie auch wirklich wollen
- die Möglichkeit Webseiten-Besucher zu tracken, damit Sie im Ansatz herausfinden, welches Unternehmen Ihre Webseite besucht hat und sich welche Inhalte anschaut
- Leads nachverfolgen: Damit Sie Ihre Interessenten gezielt ansprechen können, sollten Sie verstehen welche Themen wichtig sind. Die meisten CRM & E-Mail-Marketing Systeme nutzen dafür Tags oder Labels. Dadurch können Sie Interessengebiete nachverfolgen und Lead-Scoring betreiben.
- Messung von Marketingkampagnen: Durch verschiedene Statistiken im Marketing finden Sie heraus, welche Marketingkampagne wie erfolgreich ist. Diese Messungen sind notwendig für einen erfolgreichen Job im Marketing
- E-Mail Marketing:
E-Mail Marketing sollte entweder aus Ihrem CRM-Tool heraus passieren oder Sie nutzen weitere E-Mail Marketing Software wie Mailchimp oder CleverReach. Wichtig ist nur, dass Ihre E-Mail Marketing-Software mit Ihrem CRM verbunden ist, so dass alle Informationen zur Verfügung stehen und Sie nicht manuell nacharbeiten müssen - Terminierung:
Damit interessierte Leser Ihrer E-Mails oder Ihres Blog ganz einfach Termine vereinbaren können, nutzen Sie Werkzeuge zur Online-Terminvereinbarung.
Das sind die 6 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen
Das sind die 6 besten CRM-Systeme für kleine Unternehmen. Bewertet anhand vom Preis, der Einfachheit und über die Möglichkeiten, die Sie erhalten.
- Pipedrive CRM
- Hubspot CRM
- Salesforce CRM
- CentralStationCRM
- Zoho CRM
- Microsoft Dynamics 365 Sales
Pipedrive CRM
Pipedrive CRM wurde von Verkäufern für Verkäufer entwickelt. Es zeichnet sich durch seine äußerst einfache Bedienung und leicht verständliche Benutzeroberfläche aus.
Pipedrive CRM konzentriert sich auf das Sales-Funnel Management und die Automatisierungsmöglichkeiten im Vertrieb und ist das CRM-System für kleine Unternehmen. Über Tools wie Zapier können Sie über 2000+ weitere Apps an Pipedrive anbinden, um so Ihre Anforderungen an ein Projektmanagement, eine Zeiterfassung oder eine ERP-Lösung zu bedienen.
Sollte das noch nicht reichen, können Sie sogar eigene Lösungen für Pipedrive programmieren: somit sind Ihren Anforderungen und Lösungen keine Grenzen gesetzt.
Vorteile von Pipedrive
Pipedrive kommt aus dem Vertrieb und konzentriert sich auf die Arbeitserleichterung und Umsatzsteigerung im Vertrieb bei kleinen Unternehmen.
Das Tool ist sehr schnell eingeführt: wenn Sie sich mit IT auskennen, können Sie Pipedrive ohne fremde Hilfe startklar machen. Das geht in sehr kurzer Zeit. Wenn Sie sich nicht sehr gut mit IT auskennen, werden Sie verhältnismäßig trotzdem schnell startklar sein. Des Weiteren gibt es auch eine mobile App für Ihr Tablet oder Smartphone, die sofort einsatzbereit ist.
Pipedrive erweitert die Lösung ständig und sucht permanent nach Möglichkeiten, Ihren Kunden das Leben leichter zu machen.
Pipedrive Kosten
Sie können sich bei Pipedrive zwischen unterschiedlichen Lizenzen und Paketen entscheiden:
| Paket | monatlich | jährlich / auf Monat umgerechnet |
| Essential | 18 € | 12.50 € / Monat |
| Advanced | 33 € | 29 € / Monat |
| Professional | 59 € | 49 € / Monat |
| Leadbooster | 32 € | 32 € / Monat |
| Webseiten-Besucher | 41 € | 41 € / Monat |
Die Kosten für Pipedrive liegen also zwischen 12.50 € und 59 € pro User und Monat. Ihre Anforderungen entscheiden darüber, welchen Lizenzumfang Sie benötigen. In der Regel landen Sie im Durchschnitt bei 33 € pro User und Monat.
Zielgruppe
Der klassische Kunde hat 3 – 5 Pipedrive Lizenzen im Einsatz und ist ein kleines bzw. mittleres Unternehmen.
Hubspot CRM
Die Firma Hubspot wurde im Juni 2006 in Massachusets gegründet. Hubspot kommt aus dem Marketing und hat sich den heutigen Platz im CRM-Kosmos hart erarbeitet und auch wirklich verdient. Das merken Sie stark im CRM-Tool selbst. Die Vertriebsseite ist noch nicht so ausgeprägt wie bei anderen Systemen.
Für Ihre Anforderungen im Marketing sollten Sie sich aber freuen. Hier punktet Hubspot in nie dagewesener Form.
Vorteile von Hubspot
Hubspot bietet Ihnen verschiedene Hubs also Lizenzen oder Pakete für Ihre Bedürfnisse an. Wenn Sie eine Webseite erstellen, Blog-Beiträge benötigen oder wenn Sie Landingpages benötigen, können Sie das mit Hubspot CMS Hub super realisieren. Sie können Leads generieren, die direkt in dem Hubspot Sales-Hub zur Verfügung stehen. Mit dem Operations Hub automatisieren Sie dann Aufgaben und versenden zum Beispiel E-Mails direkt aus Hubspot heraus.
Hubspot Kosten
Sie können sich bei Hubspot zwischen unterschiedlichen Lizenzen und Paketen entscheiden:
| Hub | Kostenlos | Starter | Professional | Enterprise |
| Marketing Hub | 0 € | 41 € / Monat | 740 € / Monat | 2.944 € / Monat |
| Sales Hub | 0 € | 41 € / Monat | 414 € / Monat | 1.104 € / Monat |
| Operations Hub | 0 € | 41 € / Monat | 662 € / Monat | nicht vorhanden |
| Kundenservice Hub | 0 € | 41 € / Monat | 331 € / Monat | 1.104 € / Monat |
| CMS Hub | 0 € | nicht vorhanden | 252 € / Monat | 830 € / Monat |
- Marketing Hub
- Sales Hub
- Operations Hub
- Service & Support Hub
- CMS Hub
- CRM Suite
- Bundle zusammenstellen
Jedes Paket besteht zusätzlich aus Kostenlosen, Starter, Professional oder Enterprise Paketen. Zusätzlich können Sie sich für eine CRM Suite entscheiden oder sich selbst ein Bundle zusammenstellen.
Zielgruppe
Die Zielgruppe sind kleine- und mittlere Unternehmen. Für die durchschnittlichen Lizenzen liegen uns leider keine Zahlen vor.
Salesforce CRM
Salesforce liefert die Salesforce Essentials All-In-One-CRM-Lösung. Abgedeckt werden die Bereiche Marketing, Service und Vertrieb. Je nach Anforderungen können Sie die Marketing Cloud, die Service Cloud oder die Vertriebscloud hinzubuchen. Sie können mit Salesforce wachsen, da auch mittelständische Unternehmen und Konzerne auf Salesforce CRM zurückgreifen.
Vorteile vom Salesforce CRM
Die Essentials-Lösung ist gut für kleine Unternehmen geeignet. Als cloudbasierte Software reicht Ihnen der Internetzugang und Sie können auf Ihren Account zugreifen. Des Weiteren gibt es auch eine mobile App für Ihr Tablet oder Smartphone.
Salesforce Kosten
Sie können sich bei Salesforce zwischen unterschiedlichen Lizenzen und Paketen entscheiden:
| Cloud | pro User & pro Monat / jährliche Zahlung |
| Service Cloud | 25 € pro User & pro Monat / jährlich im voraus |
| Sales Cloud | 41 € pro User & Monat / jährlich im voraus |
| Marketing Cloud | unternehmensspezifische Kostenmodelle |
- Service Cloud
- Sales Cloud
- Marketing Cloud
Für die Service sowie die Sales Cloud werden für jedes Modul 25 Euro pro Benutzer:in pro Monat bei jährlicher Zahlung fällig. Dieses Angebot gilt für Unternehmen mit bis zu 10 Benutzer:innen. Für die Marketing Cloud bietet Salesforce unternehmensspezifische Kostenmodelle an.
Zielgruppe
Salesforce bietet mit Ihrer All-In-One CRM-Lösung eine Variante Ihrer Enterprise-Software für kleine Unternehmen an.
CentralStationCRM
CentralStationCRM ist eine CRM-Software für kleine Unternehmen und kleine Teams. Der Fokus liegt dabei im Marketing und Vertrieb. Die Lösung zeichnet sich durch eine simple und intuitive Bedienung und einen übersichtlichen Funktionsumfang aus.
Die Einarbeitungszeit für Euch und Euer Team ist recht gering. Komplexe Prozesse und Funktionen werden Sie in der CentralStationCRM Lösung nicht vorfinden.
Vorteile von CentralStationCRM
Die Lösung ist sehr schnell im Live-Betrieb. Bei Rückfragen können Sie den Support kontaktieren. Durch die wesentlichen und wenigen Funktionen ist die Software ein sehr guter Start in das Thema CRM. Der günstige Einstieg erleichtert Ihnen das noch.
CentralStationCRM Kosten
Sie können sich bei CentralStationCRM zwischen unterschiedlichen Lizenzen und Paketen entscheiden:
| Paket | Preis pro Monat |
| Starter | 0 € |
| Team | 18 € im Monat |
| SmallOffice | 49 € im Monat |
| Business | 99 € im Monat |
| Enterprise | 199 € im Monat |
- Starter
- Team
- SmallOffice
- Business
- Enterprise
Zielgruppe
CentralStationCRM ist ausschließlich für kleine Unternehmen ohne große Anforderungen geeignet.
Zoho CRM
Zoho CRM ist bei über 250.000 Unternehmen in 180 Ländern im Einsatz. Das Unternehmen bietet sehr viele Lösungen von CRM für kleine Unternehmen bis hin zu CRM für große Unternehmen.
Der Funktionsumfang ist groß und zielt auf Anforderungen im Vertrieb ab. Mit der zoho Marketing oder zoho Social Suite können Sie weitere Anforderungen bedienen.
Vorteile von Zoho CRM
Die Benutzeroberfläche ist ist leicht zu bedienen. Es wird sehr viel Wert auf verständliche, grafische Elemente gelegt. Sie können grafische Berichte und Echtzeitanalysen erstellen, mit denen Sie wichtige Geschäftsentscheidungen treffen können.
Damit Sie Daten aus anderen Systemen in Zoho CRM verwenden können, bietet die Lösung ihren Migrationsassistent. Wenn Sie die Lösung in Ihre bestehende Systemlandschaft integrieren wollen, können Sie über die vollständige Entwicklerplattform eigene Integrationen entwickeln.
Zoho bietet Ihnen weitere Tools für die Buchhaltung oder die Social Media Integration. Als Small Business kann zuviel Software schnell überfordernd sein.
Zoho CRM Kosten
Sie können sich bei Zoho zwischen unterschiedlichen Lizenzen und Paketen entscheiden:
| Paket | Preis pro Monat | Preis pro Monat / jährlich Abrechnung |
| Standard | 20 € im Monat | 14 € im Monat |
| Professional | 35 € im Monat | 23 € im Monat |
| Enterprise | 50 € im Monat | 40 € im Monat |
| Ultimate | 65 € im Monat | 52 € im Monat |
- Standard
- Professional
- Enterprise
- Ultimate
Zielgruppe
Durch die breite Aufstellung des Unternehmens hilft Zoho Unternehmen aller Größen Ihre Vertriebs- und Marketingziele zu erreichen
Microsoft Dynamics 365 Sales
Microsoft Dynamics 365 Sales ist die CRM-Software für den Vertrieb von Microsoft. Die Lösung ist auch als Microsoft Dynamics CRM Online bekannt.
Die Software kommt gleich mit zwei CRM-Systemen für kleine Unternehmen daher: Microsoft Dynamics 365 Sales und die Microsoft Dynamics 365 Customer-Service.
Die Sales-Cloud zeichnet sich durch einen schnellen Einsatz und die Integrationstiefe in Ihre Office Welt aus. Sie könnten die Lösung aber auch auf Ihren Servern im Unternehmen laufen lassen
Vorteile von Microsoft Dynamics 365 Sales
Microsoft verspricht mit der Microsoft Dynamics Sales-Lösung, dass Sie mit dem CRM Ihre Win- und Closing-Rate erhöhen. Sie werden Ihre Pipeline mit hochwertigen Leads und Prospects versorgen und durch Ihre Daten aus der Vergangenheit, die wichtigsten Kriterien für künftige Entscheidungen erkennen.
Ein weiterer Vorteil ist die Anbindung an Ihre Office-Produkte. Microsoft sorgt dafür, dass Sie sehr viele CRM-relevante Tätigkeiten aus Ihrem Outlook, Ihrem Word, PowerPoint oder Excel durchführen können. Solche Funktionen erhöhen Ihre Effektivität.
Microsoft Dynamics 365 Kosten
Sie können sich bei Microsoft zwischen unterschiedlichen Lizenzen und Paketen entscheiden:
| Paket | Preis pro Nutzer und Monat |
| Professional | 54,80 € im Monat |
| Enterprise | 80,10 € im Monat |
| Premium | 113,80 € im Monat |
| Microsoft Relationship Sales | 121,76 € im Monat |
- Professional
- Enterprise
- Premium
- Microsoft Relationship Sales
Zielgruppe
Die Microsoft Dynamics 365 Sales Lösung gehört schon zu den kostenintensiveren CRM-Systemen für kleine Unternehmen. Die genaue Prüfung Ihrer Anforderungen kann sich allerdings lohnen und positiv auf Ihre Umsatzentwicklung auswirken.
